Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest spółka DIFRS s.r.o., z siedzibą Motyčky 1, 976 02 Motyčky, IČO: 36685933, DIČ: 2022253893 (dalej „Ubytora" lub „my").

Dane kontaktowe administratora:

E-mail: [email protected]

Adres: Motyčky 1, 976 02 Motyčky, Republika Słowacka

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD/DPO), ponieważ ze względu na zakres i charakter przetwarzania taki obowiązek nie powstaje. W razie pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod wyżej podanym adresem e-mail.

Uwaga dotycząca ról: Ubytora występuje jako administrator w odniesieniu do danych osobowych zarejestrowanych Klientów (prowadzących obiekty noclegowe). W odniesieniu do danych osobowych Gości obiektów noclegowych Ubytora występuje jako podmiot przetwarzający działający w imieniu Klienta, który jest administratorem. Szczegóły reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) w punkcie 17 Regulaminu korzystania.

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

a) Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport)

b) Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres stałego lub tymczasowego zamieszkania. Numer telefonu jest oprócz kontaktu używany także do wysyłania wiadomości SMS o rezerwacji (potwierdzenie, przypomnienie przed przyjazdem, informacje w dniu przyjazdu, anulowanie), jeśli obiekt noclegowy korzysta z tej usługi. Nie wysyłamy marketingowych ani reklamowych wiadomości SMS.

c) Dane płatnicze: informacje o dokonanych płatnościach, numer faktury, wysokość płatności (numerów kart płatniczych nie przetwarzamy – ich przetwarzanie zapewnia wyłącznie operator bramki płatniczej Stripe, Inc.)

d) Dane operacyjne i techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zapisy dostępu (logi), cookies i identyfikatory śledzące

e) Dane o korzystaniu z usług: historia rezerwacji, preferencje, opinie, komunikacja z administratorem obiektu noclegowego

f) Dane z cyfrowego zameldowania (plan Standard i Premium): imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, adres, numer dokumentu tożsamości, zdjęcie dokumentu (opcjonalnie, tylko jeśli obiekt noclegowy tego wymaga), planowana godzina przyjazdu, specjalne życzenia; dane pozostałych osób przebywających, także dzieci, które wypełnia gość główny (imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, adres, numer dokumentu)

g) Dane rozliczeniowe i handlowe zarejestrowanych klientów (prowadzących obiekty noclegowe): firma, adres, IČO, DIČ/numer VAT UE, dane kontaktowe, historia płatności i abonamentu

h) Dane z programu poleceń: identyfikator polecającego Klienta, identyfikator poleconego Klienta, historia powstania i wykorzystania kredytów z programu poleceń (zniżek od abonamentu)

i) Dane z komunikacji z pomocą (formularz kontaktowy, zgłoszenia): imię i nazwisko, adres e-mail, temat i treść wiadomości wraz z załącznikami, które sami nam Państwo prześlą, historia odpowiedzi i dane techniczne o stanie konta dołączone do zgłoszenia w celu jego rozwiązania. W wiadomości prosimy podawać tylko dane niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia - prosimy nie przesyłać nam dokumentów tożsamości gości ani danych wrażliwych, chyba że wyraźnie o to poprosimy.

j) Dane o wykorzystaniu kodów rabatowych: przy kodzie rabatowym na abonament Ubytora identyfikator klienta, który wykorzystał kod, data wykorzystania i wysokość zniżki; przy kodzie rabatowym obiektu noclegowego użyty kod i wysokość zniżki są zapisywane jako część rezerwacji gościa

k) Dane z wpisu na listę oczekujących na zajęty termin (plan Premium): imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, żądany termin i liczba osób. Chodzi o zainteresowanego, który nie ma jeszcze rezerwacji w obiekcie noclegowym - dlatego NIE ZAKŁADA się dla niego profilu gościa w CRM i nie są zapisywane żadne dalsze dane ponad wymienione.

l) Dane firmy do faktury przy podróży służbowej (opcjonalne): firma, IČO, DIČ, numer VAT UE i adres rozliczeniowy firmy, która płaci za pobyt gościa. Wypełnia się je tylko wtedy, gdy gość lub obiekt noclegowy chce dokumentu wystawionego na firmę. W przypadku osoby prawnej nie są to dane osobowe; jeśli jednak nabywcą jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, firmą bywa jej własne imię i nazwisko, a adresem rozliczeniowym jej miejsce zamieszkania - wtedy są to dane osobowe i postępujemy z nimi tak samo jak z pozostałymi danymi gościa, w tym w zakresie okresu przechowywania. Adres firmy jest prowadzony ODDZIELNIE od adresu zamieszkania gościa w książce meldunkowej i jeden nie nadpisuje drugiego. Imię i nazwisko zakwaterowanego gościa podaje się w uwagach na dokumencie.

m) Przewidywana godzina przyjazdu (ETA): godzina, o której gość planuje dotrzeć. Podaje ją gość przy zameldowaniu lub recepcja na podstawie rozmowy telefonicznej; służy wyłącznie do operacyjnego przygotowania przyjazdu (przekazania kluczy).

n) Zapisy przebiegu rezerwacji (historia zmian): kiedy i przez kogo rezerwacja została potwierdzona, anulowana, oznaczona jako niestawienie się gościa (no-show), przeniesiona do innego pokoju, kiedy zmieniono liczbę gości lub termin pobytu. Zapis zawiera pierwotną i nową wartość (np. nazwy pokoi, daty, liczby osób) oraz identyfikator członka personelu, który dokonał zmiany - nie zawiera dalszych danych osobowych gościa ponad już wymienione. Celem jest możliwość wykazania w sporze, co zostało uzgodnione (np. czy i kiedy gość anulował pobyt).

o) Język gościa: język, w którym gość dokonał rezerwacji lub wysłał zapytanie (język strony internetowej), ewentualnie język, który przy rezerwacji wprowadziła recepcja. Służy wyłącznie do tego, aby obiekt noclegowy wiedział, w jakim języku komunikować się z gościem.

p) Opinie z innych portali (plan Standard i Premium): imię i inicjał nazwiska autora, tekst, ocena i data opinii, którą obiekt noclegowy za zgodą autora przejął ze swojego publicznego profilu na innym portalu (na przykład Google) i pokazuje na swojej stronie z podaniem źródła. Dane przepisuje obiekt noclegowy ręcznie, nie pobieramy ich z portalu. Jeśli są Państwo autorem takiej opinii i nie chcą, aby była wyświetlana, prosimy zwrócić się do obiektu noclegowego, który ją usunie.

Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

3.1 Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)

• Obsługa i zarządzanie rezerwacjami obiektów noclegowych
• Komunikacja z gościem w związku z rezerwacją (potwierdzenia, przypomnienia, zmiany, anulowania) - e-mailem oraz, jeśli obiekt noclegowy z tego korzysta, także wiadomością SMS na numer telefonu podany w rezerwacji. Wiadomości te są wyłącznie transakcyjne (dotyczą konkretnej rezerwacji gościa) i nie zawierają treści marketingowych
• Świadczenie, zarządzanie i fakturowanie opłaconych usług Ubytora zarejestrowanym klientom
• Wdrożenie klientów i konfiguracja ich konta
• Przetwarzanie płatności przez bramkę płatniczą Stripe
• Cyfrowe zameldowanie i wstępne wypełnienie danych gościa z poprzednich rezerwacji
• Obliczenie i zastosowanie kredytu z programu poleceń (zniżki od abonamentu) przy fakturowaniu Klienta
• Weryfikacja i zastosowanie kodu rabatowego przy zamówieniu abonamentu lub przy rezerwacji gościa (w tym sprawdzenie, czy kod nie został już wyczerpany)
• Rozpatrzenie zgłoszenia przesłanego przez formularz kontaktowy lub system pomocy i komunikacja dotycząca jego rozwiązania
• Wystawienie dokumentu podatkowego na firmę, która płaci za pobyt gościa (podróż służbowa), jeśli podano dane firmy do faktury
• Zapisanie przewidywanej godziny przyjazdu i operacyjne przygotowanie przyjazdu oraz przekazania kluczy

3.2 Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)

• Ewidencja zakwaterowanych osób zgodnie ze słowacką ustawą nr 404/2011 Z.z. o pobycie cudzoziemców i ustawą nr 253/1998 Z.z. o meldowaniu pobytu obywateli Republiki Słowackiej
• Obliczanie i ewidencja opłaty miejscowej za nocleg zgodnie ze słowacką ustawą nr 582/2004 Z.z. o podatkach lokalnych i opłacie lokalnej za odpady komunalne
• Przechowywanie dokumentów księgowych zgodnie ze słowacką ustawą nr 431/2002 Z.z. o rachunkowości (10 lat)
• Przechowywanie dokumentów podatkowych zgodnie ze słowacką ustawą nr 595/2003 Z.z. o podatku dochodowym

3.3 Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)

• Zabezpieczenie i ochrona systemów (logi, wykrywanie włamań, ograniczanie liczby żądań)
• Wyświetlanie strony w języku odwiedzającego: przy wejściu na stronę główną, rejestrację lub logowanie język jest wybierany według języka ustawionego w przeglądarce (nagłówek Accept-Language), a jeśli strona go nie oferuje, wyświetlana jest wersja angielska. Język przeglądarki nie jest zapisywany ani łączony z innymi danymi; w cookie i18n_redirected przechowywany jest tylko język, który odwiedzający sam wybrał w przełączniku języka. Klientowi, który się zarejestruje, przy koncie zapisywany jest język, w którym widział rejestrację, jako język komunikacji (e-maile, wyświetlanie konta); może go zmienić w ustawieniach konta. W tym celu nie ustalamy lokalizacji odwiedzającego (np. na podstawie adresu IP)
• Zapobieganie oszustwom i nadużyciom usług
• Wysyłanie e-maili po wyjeździe gościa z prośbą o pozostawienie opinii (bezpośredni związek z wykonaną usługą, krótki odstęp czasu)
• Ewidencja książki meldunkowej na potrzeby słowackich przepisów o zakwaterowaniu
• Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom programu poleceń (oszukańcze polecenia, wielokrotne konta)
• Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom kodów rabatowych (wielokrotne wykorzystanie tego samego kodu, obchodzenie limitu liczby użyć)
• Przechowywanie historii komunikacji z pomocą w celu wykazania, jak i kiedy zgłoszenie zostało rozpatrzone (w tym ewentualna reklamacja)
• Prowadzenie zapisu przebiegu rezerwacji i jej zmian (potwierdzenie, anulowanie, niestawienie się gościa, przeniesienie do innego pokoju, zmiana terminu lub liczby gości) w celu wykazania, co zostało uzgodnione, w razie ewentualnego sporu lub reklamacji
• Ewidencja niestawienia się gościa (no-show) i związane z tym zastosowanie warunków anulowania obiektu noclegowego

3.4 Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)

• Wysyłanie wiadomości marketingowych i newsletterów (tylko na podstawie wyraźnej zgody, którą można w każdej chwili wycofać)
• Wysyłanie kampanii e-mailowych za pośrednictwem administratora obiektu noclegowego (oferty sezonowe, kampanie „tęsknimy za Państwem") - wyłącznie do gości, którzy przy rezerwacji online zaznaczyli nieobowiązkowe pole ze zgodą na otrzymywanie ofert. Zgoda nie jest warunkiem rezerwacji, odnotowujemy, kiedy została udzielona, a gość może ją w każdej chwili wycofać linkiem w każdej wiadomości
• Urodzinowa oferta e-mailowa - wyłącznie do gości ze zgodą na otrzymywanie ofert; używana jest tylko data urodzenia, którą gość sam poda obiektowi noclegowemu w tym celu. Data urodzenia z książki meldunkowej (cyfrowego zameldowania) nie jest wykorzystywana do marketingu
• Zapisanie zdjęcia dokumentu tożsamości w ramach cyfrowego zameldowania
• Wpis na listę oczekujących na zajęty termin i wysłanie jednorazowego powiadomienia, jeśli termin się zwolni (imię i nazwisko, e-mail, ewentualnie telefon i żądany termin). Zgodę wyraża zainteresowany, zaznaczając pole w formularzu; służy ona wyłącznie temu powiadomieniu i można ją w każdej chwili wycofać, pisząc do obiektu noclegowego. Powiadomienie NIE OZNACZA rezerwacji ani prawa pierwszeństwa do pokoju

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych mogą Państwo w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do osiągnięcia danego celu:

• Dane rezerwacyjne gościa (imię i nazwisko, e-mail, telefon, uwagi): 3 lata od zakończenia pobytu. Termin odpowiada ogólnemu okresowi przedawnienia zgodnie z § 101 słowackiego Kodeksu cywilnego, który stosuje się wobec gości jako konsumentów, i umożliwia rozwiązywanie ewentualnych sporów i reklamacji. Po jego upływie system AUTOMATYCZNIE anonimizuje te dane - imię i nazwisko, e-mail, telefon i uwagi zostają nieodwracalnie nadpisane, tak że zapisu nie można już powiązać z konkretną osobą. Pozostaje tylko dana ekonomiczna (termin i kwota), której obiekt noclegowy potrzebuje do księgowości i statystyk i która nie jest już daną osobową.
• Zdjęcia dokumentów tożsamości (cyfrowe zameldowanie): 90 dni od zameldowania, następnie automatycznie usuwane
• Dane w książce meldunkowej, w tym numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, adres i obywatelstwo (bez zdjęcia): 5 lat od zakończenia pobytu, następnie automatycznie i nieodwracalnie usuwane. Słowacka ustawa nr 253/1998 Z.z. (obywatele Republiki Słowackiej) ani ustawa nr 404/2011 Z.z. (cudzoziemcy) nie określają jednolitego okresu przechowywania - nakładają tylko obowiązek prowadzenia książki meldunkowej. Pięcioletni termin określiliśmy jako odpowiedni z uwagi na możliwą kontrolę ze strony organów władzy publicznej; jest celowo dłuższy niż termin dla zwykłych danych rezerwacyjnych, ponieważ opiera się na innej podstawie prawnej (wypełnienie obowiązku prawnego).
• Profil gościa w CRM obiektu noclegowego: 3 lata od ostatniego pobytu, następnie automatycznie anonimizowany (ten sam termin i sposób jak przy danych rezerwacyjnych).
• Wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy Ubytora i komunikacja w ramach pomocy (zgłoszenia): 3 lata od ZAMKNIĘCIA zgłoszenia, następnie automatycznie i nieodwracalnie usuwane wraz z całym wątkiem odpowiedzi. Celem jest wykazanie przebiegu i sposobu rozpatrzenia zgłoszenia, dlatego termin biegnie dopiero od jego zamknięcia - dopóki zgłoszenie jest otwarte, przechowujemy je nadal.
• Zapytania gości przesłane przez formularz kontaktowy na stronie obiektu noclegowego (w tym zapytania dotyczące restauracji lub sali): 3 lata od otrzymania, niezależnie od tego, czy zapytanie zostało rozpatrzone, następnie automatycznie i nieodwracalnie usuwane.
• E-maile wysłane do gości za pośrednictwem Ubytora (odbiorca, temat i treść wiadomości): 90 dni od umieszczenia w kolejce do wysłania, następnie odbiorca i treść są usuwane. Pozostaje tylko zapis techniczny bez danych osobowych, który zapobiega ponownemu wysłaniu tej samej wiadomości.
• Wpis na liście oczekujących na zajęty termin (imię i nazwisko, e-mail, telefon, żądany termin): 30 dni po dniu żądanego przyjazdu, następnie automatycznie i nieodwracalnie USUWANY - nie anonimizowany. Termin jest celowo krótki i liczony w dniach: celem jest jedno powiadomienie o zwolnionym terminie, więc cel wygasa w dniu przyjazdu, a niewykorzystane zapytanie nie zawiera żadnej informacji księgowej ani statystycznej, która powinna przetrwać. Dodatkowy miesiąc służy jedynie temu, aby obiekt noclegowy mógł ustalić, kto o termin pytał, jeśli zainteresowany sam się z nim skontaktuje.
• Zapisy przebiegu rezerwacji (historia zmian - potwierdzenie, anulowanie, no-show, przeniesienie do innego pokoju, zmiana terminu lub liczby gości): przez ten sam okres co sama rezerwacja, czyli 3 lata od zakończenia pobytu. Zapis zawiera tylko pierwotną i nową wartość zmiany oraz identyfikator członka personelu; po anonimizacji rezerwacji nie można go już powiązać z konkretnym gościem.
• Dane firmy do faktury podane przy rezerwacji (firma, IČO, DIČ, numer VAT UE, adres firmy): 3 lata od zakończenia pobytu, czyli tak samo jak pozostałe dane w rezerwacji - system przy anonimizacji tak samo nieodwracalnie je nadpisuje. Dlaczego nie są przechowywane 10 lat: dziesięcioletni okres księgowy dotyczy WYSTAWIONEGO DOKUMENTU (faktury), a nie rezerwacji, na podstawie której dokument został kiedyś utworzony. Sama faktura pozostaje więc zapisana przez pełne 10 lat wraz z danymi nabywcy; w rezerwacji dane te nie są już jednak do niczego potrzebne. Dotyczy to w szczególności osób prowadzących jednoosobową działalność, których firmą bywa ich własne imię i nazwisko, a adresem rozliczeniowym miejsce zamieszkania.
• Dokumenty księgowe i faktury: 10 lat następujących po roku, którego dotyczą (§ 35 ust. 3 słowackiej ustawy nr 431/2002 Z.z. o rachunkowości)
• Zapisy podatkowe: 10 lat następujących po roku, którego dotyczą
• Logi operacyjne i techniczne (zapisy serwera o żądaniach i zapisy błędów aplikacji): najwyżej 12 miesięcy. Służą wyłącznie zapewnieniu działania, diagnostyce awarii i ochronie przed atakami (prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Zapisy błędów aplikacji przetwarza narzędzie do monitorowania błędów, które przechowuje je 30 dni, a dane osobowe są z nich przed wysłaniem automatycznie odfiltrowywane.
• Dziennik audytu w panelu administracyjnym obiektu noclegowego (kto i kiedy zmienił rezerwację, cenę lub pokój): 12 miesięcy od zapisu, następnie automatycznie usuwany. Zawiera identyfikator członka personelu i oznaczenie zmienionego wpisu - w przypadku rezerwacji jej kod i imię i nazwisko gościa.
• Zapisy o wysłanych wiadomościach SMS (numer telefonu, treść wiadomości, stan doręczenia): 12 miesięcy od wysłania, następnie automatycznie i nieodwracalnie usuwane (celem jest wykazanie wysłania wiadomości do gościa i rozpatrywanie reklamacji dotyczących niedoręczenia)
• Cookies analityczne i marketingowe: zgodnie z ustawieniem zgody, maks. 13 miesięcy
• Dane zarejestrowanych klientów Ubytora: przez czas trwania abonamentu i następnie 60 dni, w ciągu których klient może wyeksportować własne dane; najpóźniej 60 dni po zakończeniu abonamentu są ostatecznie usuwane
• Zapis o usunięciu konta klienta Ubytora (identyfikator klienta, nazwa, e-mail, data usunięcia, kto zlecił usunięcie i z jakiego adresu IP): 3 lata od usunięcia, następnie nazwa, e-mail i adres IP w zapisie zostają nieodwracalnie nadpisane i pozostaje tylko identyfikator i data. Celem jest wykazanie, że wniosek o usunięcie został zrealizowany (art. 5 ust. 2 RODO), oraz obrona w razie ewentualnego sporu (art. 17 ust. 3 lit. e) RODO); trzyletni okres odpowiada okresowi przedawnienia.
• Kontakt marketingowy z gośćmi przez obiekt noclegowy (wyłącznie z gośćmi, którzy wyrazili zgodę zgodnie z pkt 3.4): dane kontaktowe i zapis zgody są w tym celu używane tylko tak długo, jak istnieje profil gościa, czyli najwyżej 3 lata od ostatniego pobytu - następnie są anonimizowane wraz z profilem. Gość może w każdej chwili wypisać się z wiadomości marketingowych linkiem w stopce dowolnej wiadomości; zapis o tym wypisaniu przechowujemy nadal, ponieważ bez niego wiadomości mogłyby do niego ponownie zacząć trafiać (zob. punkt 6).
• Kredyty z programu poleceń (historia powstania i wykorzystania zniżek od abonamentu): kredyt jest uwzględniany na fakturze za abonament jako obniżenie fakturowanej kwoty, dlatego podlega temu samemu dziesięcioletniemu okresowi księgowemu co sama faktura (§ 35 ust. 3 słowackiej ustawy nr 431/2002 Z.z.). Dotyczy zarejestrowanych klientów Ubytora, a nie gości.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

Jak terminy są stosowane w praktyce: podane okresy NIE SĄ jedynie deklaracją. System Ubytora codziennie uruchamia automatyczną kontrolę, która po upływie terminu sama anonimizuje lub usuwa zapisy - bez konieczności żądania tego przez obiekt noclegowy lub osobę, której dane dotyczą. Anonimizacja jest nieodwracalna: pierwotnego imienia i nazwiska, e-maila ani telefonu nie można odtworzyć z zanonimizowanego zapisu.

Różnica między usunięciem a anonimizacją: przy danych, które są powiązane z zapisem księgowym lub statystycznym (rezerwacja), dane osobowe zostają nadpisane, ale zapis o samej transakcji pozostaje - w przeciwnym razie obiektowi noclegowemu przestałyby wstecznie zgadzać się przychody ze złożonym zeznaniem podatkowym. Przy danych, które nie są związane z żadnym takim zapisem (na przykład dane z cyfrowego zameldowania), usuwany jest cały zapis.

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

a) Podmioty przetwarzające (przetwarzają dane w imieniu Ubytora):

• Hetzner Online GmbH (infrastruktura serwerowa) – hosting i przechowywanie danych
• Resend (Plus Five Five, Inc.) (powiadomienia e-mailowe, USA)
• Sentry (monitorowanie błędów technicznych aplikacji, USA). Do Sentry wysyłane są wyłącznie dane techniczne o błędzie (rodzaj błędu, miejsce w kodzie, czas). Dane osobowe są przed wysłaniem automatycznie odfiltrowywane – nie wysyłamy imion i nazwisk, e-maili, numerów telefonów, adresów, treści rezerwacji ani danych płatniczych.
• Cloudflare, Inc. (CDN, ochrona przed DDoS, USA)
• GoSMS s.r.o. (wysyłanie wiadomości SMS o rezerwacji, Republika Czeska) – tylko jeśli obiekt noclegowy korzysta z powiadomień SMS
• Microsoft Ireland Operations Limited (Azure Translator – automatyczne tłumaczenie treści strony obiektu noclegowego) – tylko jeśli obiekt noclegowy korzysta z automatycznego tłumaczenia. Tłumaczone są wyłącznie treści strony (nazwy i opisy pokoi, artykuły, często zadawane pytania itp.); dane osobowe gości nie są wysyłane do tłumaczenia.

b) Odrębni administratorzy (przetwarzają we własnym imieniu):

• Stripe, Inc. (przetwarzanie płatności, USA)
• Operatorzy własnej bramki płatniczej obiektu noclegowego – GoPay (Czechy), Besteron (Słowacja), Comgate (Czechy) – tylko jeśli obiekt noclegowy wybrał własną bramkę płatniczą zamiast Stripe lub obok niego. Umowę z bramką zawiera obiekt noclegowy samodzielnie; przetwarzane są dane o płatności gościa.
• Systemy księgowe (fakturowanie – tylko jeśli klient Ubytora je włączy): SuperFaktúra, eFaktúra.sk i FLOWii (Słowacja), iDoklad i Vyfakturuj (Czechy)
• Verteco (słowacka kasa fiskalna eKasa, Słowacja – tylko jeśli obiekt noclegowy przyjmuje gotówkę i korzysta z kasy fiskalnej); przetwarzane są dane niezbędne do wystawienia paragonu fiskalnego
• Google LLC, USA (Google Analytics – tylko jeśli klient Ubytora go aktywował, a odwiedzający wyraził zgodę; Google Maps – mapa lokalizacji na stronie obiektu noclegowego, która ładuje się dopiero za zgodą odwiedzającego)
• OpenStreetMap Foundation (podkłady mapowe dla mapy okolicy na stronie obiektu noclegowego i mapy w katalogu obiektów, Wielka Brytania – państwo, wobec którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony). Przy wyświetlaniu mapy przeglądarka wczytuje kafelki mapy z ich serwerów, które w ten sposób przetwarzają adres IP odwiedzającego; inne dane osobowe nie są wysyłane. Mapa ładuje się dopiero po zgodzie odwiedzającego na funkcjonalne pliki cookie lub po kliknięciu przycisku przy mapie.
• Tawk.to Inc., USA (czat na żywo – tylko jeśli klient Ubytora aktywował tę funkcję)

c) Prowadzący obiekty noclegowe (klienci Ubytora):

Dane gości (imię i nazwisko, kontakt, rezerwacja, formularz zameldowania) są udostępniane prowadzącemu konkretny obiekt noclegowy, w którym gość odbywa pobyt. Prowadzący obiekt noclegowy jest odrębnym administratorem w odniesieniu do ewidencji zakwaterowanych i wypełniania obowiązków prawnych. Ramy umowne między Ubytora a Klientem reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zawarta w punkcie 17 Regulaminu korzystania.

d) Organy państwowe: organy ścigania, organy podatkowe, sądy – tylko w zakresie określonym przez prawo i na podstawie zgodnego z prawem wniosku.

Nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim w celach komercyjnych.

Niektóre nasze podmioty przetwarzające i odbiorcy mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), przede wszystkim w USA. Przekazywanie to jest zabezpieczone jednym z następujących mechanizmów:

• Standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO) lub ramy EU-US Data Privacy Framework, jeśli odbiorca w nich uczestniczy (decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, art. 45 RODO) – w szczególności Cloudflare, Sentry, Resend, Stripe, Google i Tawk.to
• Odpowiedni stopień ochrony stwierdzony decyzją Komisji Europejskiej (jeśli jest dostępna)

Na żądanie udostępnimy Państwu bliższe informacje o konkretnych zabezpieczeniach przy przekazywaniu danych do państw trzecich.

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

7.1 Prawo dostępu (art. 15 RODO)

Mają Państwo prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeśli tak, prawo dostępu do tych danych i informacji o przetwarzaniu.

7.2 Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Mają Państwo prawo żądać sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

7.3 Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)

Mają Państwo prawo żądać usunięcia danych osobowych, jeśli nie są już potrzebne, jeśli wycofają Państwo zgodę, jeśli wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania lub jeśli były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie dotyczy danych, które musimy przechowywać z przyczyn prawnych (np. dokumentów księgowych).

Jak usunięcie jest wykonywane w praktyce: większość Państwa danych jest powiązana z rezerwacją, która jest jednocześnie zapisem księgowym i statystycznym obiektu noclegowego. Dlatego taki zapis NIE JEST usuwany w całości – nieodwracalnie nadpisuje się w nim dane osobowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon, uwagi, dane do faktury) i pozostaje tylko informacja, że w danym terminie pokój był zajęty za daną kwotę. Takiego zapisu nie można już powiązać z Państwa osobą, a zatem nie jest on już daną osobową (motyw 26 RODO). Dane, które nie są związane z żadnym zapisem księgowym ani statystycznym (na przykład wpis na liście oczekujących), są usuwane w całości.

Czego usunięcie NIE OBEJMUJE i dlaczego: (a) dane w książce meldunkowej – imię i nazwisko, data urodzenia, adres, obywatelstwo i numer dokumentu tożsamości z cyfrowego zameldowania – obiekt noclegowy przechowuje na podstawie obowiązku prawnego (słowacka ustawa nr 253/1998 Z.z. i ustawa nr 404/2011 Z.z.) przez 5 lat i nie może ich usunąć na żądanie; (b) wystawione faktury i dokumenty księgowe są przechowywane 10 lat zgodnie ze słowacką ustawą nr 431/2002 Z.z.; (c) zapis o tym, że wypisali się Państwo z otrzymywania wiadomości marketingowych, pozostaje zachowany – bez niego takie wiadomości mogłyby do Państwa ponownie zacząć trafiać. Po upływie terminów ustawowych również te dane są usuwane automatycznie.

7.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych w przypadkach określonych w RODO (np. w czasie weryfikacji prawidłowości danych, po wniesieniu sprzeciwu).

7.5 Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Mają Państwo prawo otrzymać dane osobowe, które przekazali nam Państwo na podstawie zgody lub umowy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz prawo przesłać je innemu administratorowi.

7.6 Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Mają Państwo prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym profilowania. Po wniesieniu sprzeciwu będziemy kontynuować przetwarzanie tylko wtedy, gdy wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności.

7.7 Prawo do wycofania zgody

Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, mają Państwo prawo w każdej chwili ją wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

7.8 Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Mają Państwo prawo wnieść skargę do słowackiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27

Tel.: +421 2 3231 3214

E-mail: [email protected]

Strona: dataprotection.gov.sk

Zalecamy, aby najpierw skontaktowali się Państwo z nami, abyśmy mogli rozwiązać sytuację bezpośrednio.

Dokąd wysłać żądanie – ważne rozróżnienie: jeśli są Państwo GOŚCIEM obiektu noclegowego, administratorem Państwa danych jest ten obiekt noclegowy, a nie Ubytora (zob. punkt 1 i punkt 17 Regulaminu korzystania). Swoje żądanie prosimy więc kierować bezpośrednio do niego, na kontakt podany na jego stronie internetowej lub w potwierdzeniu rezerwacji. Ubytora udostępnia mu do jego realizacji narzędzie bezpośrednio w panelu administracyjnym, dzięki czemu może on sam i bez zbędnej zwłoki wydać Państwu kopię danych lub dokonać ich usunięcia. Jeśli mają Państwo rezerwacje w kilku obiektach noclegowych, należy zwrócić się do każdego z nich osobno – są to odrębni administratorzy i nie dowiedzą się o Państwa żądaniu złożonym gdzie indziej.

Jeśli są Państwo zarejestrowanym KLIENTEM Ubytora (prowadzącym obiekt noclegowy) lub odwiedzającym stronę ubytora.com, administratorem jest Ubytora – prosimy o kontakt e-mailem na adres [email protected]. Eksport własnych danych i usunięcie konta są również dostępne bezpośrednio na Państwa koncie.

Na Państwa żądanie odpowiemy w ciągu 30 dni. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące, o czym Państwa poinformujemy. Jeśli zwrócą się Państwo do nas z żądaniem, które powinien rozpatrzyć obiekt noclegowy, bez zbędnej zwłoki skierujemy Państwa do niego i powiadomimy obiekt o Państwa żądaniu.

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem:

• Szyfrowane połączenie HTTPS (TLS) dla całej komunikacji
• Szyfrowanie najbardziej wrażliwych danych osobnym kluczem (AES-256-GCM): zdjęć dokumentów tożsamości z cyfrowego zameldowania i danych dostępowych do systemów księgowych klientów. Klucz szyfrujący jest przechowywany poza bazą danych, dzięki czemu dane te są nieczytelne także w ewentualnej kopii bazy danych lub kopii zapasowej.
• Hasła nie są przechowywane w czytelnej postaci - zapisywany jest tylko ich nieodwracalny skrót (scrypt)
• Dostęp do danych tylko dla upoważnionych pracowników i partnerów zgodnie z zasadą minimalnego dostępu
• Regularne kopie zapasowe danych: kopie dzienne są przechowywane 30 dni, kopie miesięczne 6 miesięcy. Kopie zapasowe służą wyłącznie do przywrócenia działania po awarii i nie są dostępne do zwykłego przetwarzania. Dane, które zostały usunięte lub zanonimizowane w systemie, mogą więc być jeszcze obecne w starszych kopiach zapasowych, dopóki nie wygasną one w wyniku rotacji - kopii zapasowej nie można technicznie zmieniać później, nie tracąc jej sensu jako kopii zapasowej.
• Ograniczanie liczby żądań i ochrona przed zautomatyzowanymi atakami
• Monitoring i wykrywanie incydentów bezpieczeństwa (Sentry)
• Jednorazowe tokeny URL do cyfrowego zameldowania (wygasają po wysłaniu formularza)
• Zdjęcia dokumentów automatycznie usuwane po 90 dniach

W przypadku incydentu bezpieczeństwa postępujemy zgodnie ze swoją rolą:

• Jeśli Ubytora jest administratorem (dane zarejestrowanych Klientów), zgłosimy naruszenie organowi nadzorczemu (słowacki ÚOOÚ SR) w ciągu 72 godzin od jego wykrycia i bez zbędnej zwłoki poinformujemy osoby, których dane dotyczą, jeśli grozi im wysokie ryzyko (art. 33 i 34 RODO).
• Jeśli Ubytora jest podmiotem przetwarzającym (dane Gości przetwarzane w imieniu Klienta), informujemy danego Klienta – administratora – w ciągu 36 godzin od wykrycia zgodnie z DPA (punkt 17 Regulaminu korzystania); zgłoszenie organowi nadzorczemu i Gościom, których dane dotyczą, jest w tym przypadku obowiązkiem Klienta jako administratora.

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, w tym opartych na profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Niektóre funkcje platformy (yield management – rekomendacja cen, segmentacja gości na potrzeby kampanii e-mailowych, obliczanie kredytu z programu poleceń) wykorzystują zautomatyzowaną analizę, jednak ostateczną decyzję zawsze podejmuje ręcznie prowadzący obiekt noclegowy lub Ubytora.

W zwykłym trybie działania nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) w rozumieniu art. 9 RODO, takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne itp.

Wyjątek: Gość może w części „Specjalne życzenia" przy rezerwacji lub w formularzu zameldowania podać informacje, które mogą pośrednio wskazywać na stan zdrowia (np. wymagania dietetyczne, potrzeba dostępu bez barier). Informacje te przetwarzamy wyłącznie w celu wykonania umowy – zapewnienia wymaganych usług w czasie pobytu – i nie udostępniamy ich osobom trzecim ponad niezbędny zakres.

Możemy na bieżąco aktualizować ten dokument. W przypadku istotnych zmian poinformujemy Państwa o tym e-mailem lub wyraźnym komunikatem na stronie internetowej co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie.

Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem ubytora.com/gdpr wraz z datą ostatniej aktualizacji.