Polityka prywatności

Ubytora to platforma dla hoteli, pensjonatów i apartamentów, która pomaga im przyjmować bezpośrednie rezerwacje online bez prowizji. Prowadzimy ją pod firmą DIFRS s.r.o., IČO: 36685933, z siedzibą Motyčky 1, 976 02 Motyčky.

Kontakt w sprawie ochrony prywatności: [email protected]

Uwaga dotycząca ról: Ubytora przetwarza dane osobowe zarejestrowanych Klientów (prowadzących obiekty noclegowe) jako administrator. W odniesieniu do danych osobowych Gości obiektów noclegowych Ubytora występuje jako podmiot przetwarzający działający w imieniu Klienta - szczegóły reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), która jest częścią Regulaminu korzystania z Ubytora.

2.1 Jeśli są Państwo gościem obiektu noclegowego (dokonują Państwo rezerwacji)

Przy rezerwacji zbieramy:

• Imię, nazwisko, e-mail, telefon – abyśmy mogli się z Państwem skontaktować i przesłać potwierdzenie
• Datę przyjazdu i wyjazdu, liczbę osób, typ pokoju – w celu obsługi rezerwacji
• Dane płatnicze (przetwarza je Stripe, nie my – my widzimy tylko wynik płatności)
• Specjalne życzenia – aby obiekt mógł je spełnić
• Przewidywaną godzinę przyjazdu (jeśli ją Państwo podadzą) – aby recepcja na Państwa czekała i przekazała klucze
• Zgodę na otrzymywanie ofert (nieobowiązkowe pole) – jeśli jej Państwo udzielą, obiekt noclegowy może wysyłać Państwu oferty e-mailem; zgoda nie jest warunkiem rezerwacji i mogą ją Państwo wycofać linkiem w każdej wiadomości. Data urodzenia z zameldowania nie jest wykorzystywana do ofert
• Język, w którym dokonali Państwo rezerwacji – aby obiekt noclegowy komunikował się z Państwem w zrozumiałym języku
• Dane firmy do faktury (jeśli chcą Państwo dokument na firmę) – firmę, IČO, DIČ, numer VAT UE i adres siedziby. Są zapisywane oddzielnie od adresu z ewidencji zakwaterowanych i go nie nadpisują; Państwa imię i nazwisko zostanie podane na dokumencie w uwagach jako dane zakwaterowanego
• Zapis przebiegu Państwa rezerwacji – kiedy została potwierdzona, anulowana, ewentualnie oznaczona jako niestawienie się, przeniesiona do innego pokoju lub zmieniona. Służy do wykazania, co zostało uzgodnione, gdyby doszło do sporu

Przy cyfrowym zameldowaniu (jeśli obiekt noclegowy z niego korzysta):

• Datę urodzenia, obywatelstwo, adres, numer dokumentu tożsamości – obowiązek ustawowy obiektów noclegowych
• Te same dane pozostałych osób przebywających, także dzieci (imię, nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu od 15 lat, adres), które wypełnia gość główny – w tym samym zakresie, w tym samym celu i z tym samym okresem przechowywania
• Zdjęcie dokumentu (tylko jeśli obiekt tego wymaga) – przechowywane w postaci zaszyfrowanej, automatycznie usuwane po 90 dniach

Jeśli zapiszą się Państwo na listę oczekujących na zajęty termin (tylko na stronach z planem Premium):

• Imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie telefon, żądany termin, liczbę osób i język strony – abyśmy mogli dać Państwu znać, jeśli termin się zwolni. Zapisujemy je wyłącznie na podstawie Państwa zgody w formularzu i nie zakładamy przez to żadnego konta ani profilu gościa
• Powiadomienie z listy oczekujących NIE JEST rezerwacją ani prawem pierwszeństwa do pokoju – pokój otrzyma ten, kto pierwszy dokończy rezerwację

2.2 Jeśli są Państwo zarejestrowanym klientem Ubytora (prowadzącym obiekt noclegowy)

• Dane rejestracyjne i do faktury (imię i nazwisko, e-mail; jeśli chcą Państwo faktury na firmę, także firmę, IČO, DIČ, numer VAT UE i adres siedziby) – w celu założenia konta i wystawiania faktur za abonament. Dane do faktury przekazujemy Stripe, który wystawia faktury. Jeśli skorzystają Państwo z uzupełniania danych według IČO, wyszukamy firmę w rejestrze publicznym (słowacki Register právnických osôb SR, czeski ARES)
• Język komunikacji – abyśmy wysyłali Państwu e-maile i wyświetlali konto w Państwa języku. Ustawia się według języka, w którym wypełnili Państwo rejestrację, i można go zmienić w ustawieniach konta
• Dane płatnicze – przetwarza je Stripe; my widzimy tylko historię faktur
• Treści Państwa strony (teksty, zdjęcia, cenniki) – w celu działania Państwa strony
• Zapisy operacyjne (logowania, zmiany w panelu administracyjnym) – dziennik audytu, bezpieczeństwo
• Liczbę nieudanych prób logowania na Państwa adres e-mail (e-mail zapisujemy tylko jako jednokierunkowy skrót) – ochrona konta przed odgadywaniem hasła
• Dane z programu poleceń (identyfikator polecającego/poleconego) – w celu obliczenia i zastosowania zniżki od abonamentu w ramach programu poleceń

2.3 Jeśli są Państwo partnerem (agentem lub grafikiem w programie partnerskim)

• Imię i nazwisko, e-mail, ewentualnie telefon – w celu prowadzenia konta partnerskiego i komunikacji
• Rachunek bankowy (IBAN) i nazwę właściciela rachunku – abyśmy mogli wypłacić Państwu prowizję
• Oświadczenie o statusie podatkowym, ewentualnie IČO i DIČ – abyśmy mogli wykazać, komu i na jakiej podstawie dokonaliśmy wypłaty
• Zapis zgody na warunki programu partnerskiego, w tym treść, datę i adres IP – dowód tego, na co Państwo się zgodzili
• Zestawienie prowizji i wniosków o wypłatę – podstawa do wypłaty i księgowości

Dane o wypłatach przechowujemy przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i podatkach (10 lat).

2.4 Dane techniczne (wszyscy odwiedzający)

• Adres IP, typ przeglądarki, odwiedzone strony – bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom
• Język ustawiony w przeglądarce – aby strona główna, rejestracja i logowanie otwierały się w Państwa języku (jeśli strona go nie oferuje, po angielsku); nie zapisujemy go, zapamiętujemy tylko język, który sami Państwo wybiorą w przełączniku. Jeśli się Państwo zarejestrują, zapiszemy język, w którym widzieli Państwo rejestrację, jako język komunikacji (punkt 2.2)
• Cookies – zob. sekcję Polityka cookies

Państwa dane przetwarzamy tylko wtedy, gdy mamy do tego podstawę prawną:

• Umowa: obsługa rezerwacji, świadczenie opłaconych usług Ubytora, obliczenie kredytu z programu poleceń (zniżki od abonamentu)
• Obowiązek prawny: ewidencja zakwaterowanych, dokumenty podatkowe (10 lat), opłata miejscowa
• Prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo systemów, prośba o opinię po pobycie, jednorazowa prośba do klienta o opinię o usłudze Ubytora w serwisie G2, zapobieganie oszustwom w programie poleceń
• Zgoda: e-maile marketingowe obiektu noclegowego (nieobowiązkowe pole przy rezerwacji), newsletter (zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać)

Państwa dane osobowe udostępniamy tylko w niezbędnym zakresie:

• Prowadzący obiekt noclegowy (klient Ubytora) – widzi dane Państwa rezerwacji (imię i nazwisko, kontakt, termin, formularz zameldowania) w celu Państwa zakwaterowania; Ubytora ma z nim zawartą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)
• Stripe – przetwarzanie płatności; przy płatności za nocleg płatność trafia bezpośrednio na konto obiektu noclegowego (klienta Ubytora), który jest sprzedawcą, Ubytora nie przyjmuje płatności (https://stripe.com/en-sk/privacy)
• Resend – wysyłanie e-maili (potwierdzenia, przypomnienia); siedziba w USA
• Hetzner – hosting i przechowywanie danych
• Cloudflare – ochrona przed atakami (CDN); siedziba w USA
• Własna bramka płatnicza obiektu noclegowego – GoPay, Besteron lub Comgate (tylko jeśli obiekt wybrał ją zamiast Stripe lub obok niego); płatność trafia bezpośrednio na jego konto, Ubytora jej nie przyjmuje
• System księgowy obiektu noclegowego – SuperFaktúra, iDoklad, Vyfakturuj, FLOWii lub eFaktúra.sk (tylko jeśli klient Ubytora włączy integrację)
• Verteco – słowacka kasa fiskalna eKasa (tylko jeśli obiekt przyjmuje gotówkę i korzysta z kasy)
• Microsoft (Azure Translator) – automatyczne tłumaczenie treści strony na kolejne języki; tłumaczone są treści strony, a nie Państwa dane osobowe
• Google – pomiar ruchu (tylko za Państwa zgodą) i mapa na stronie obiektu noclegowego, która ładuje się dopiero za Państwa zgodą; siedziba w USA
• Tawk.to – czat na żywo na stronie obiektu noclegowego (tylko jeśli obiekt z niego korzysta i wyrazili Państwo zgodę); siedziba w USA

W przypadku dostawców z siedzibą poza UE (zwłaszcza w USA) przekazywanie danych jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi lub ramami EU-US Data Privacy Framework.

Nie sprzedajemy Państwa danych osobom trzecim w celach komercyjnych.

• Dane z rezerwacji (imię i nazwisko, e-mail, telefon, uwagi): 3 lata od zakończenia pobytu (odpowiada to okresowi przedawnienia na rozwiązanie ewentualnych sporów). Po jego upływie system sam je anonimizuje - imię i nazwisko, e-mail i telefon zostają nieodwracalnie nadpisane i pozostaje tylko informacja o terminie i kwocie, której obiekt noclegowy potrzebuje do księgowości. O wcześniejszym usunięciu decyduje obiekt noclegowy, który jest administratorem tych danych; najpóźniej zostaną one usunięte w ciągu 60 dni od zakończenia jego abonamentu u nas
• Dane z ewidencji zakwaterowanych (numer dokumentu, data urodzenia, adres, obywatelstwo - bez zdjęcia): 5 lat od zakończenia pobytu, następnie cały zapis zostaje usunięty. Termin jest dłuższy niż przy zwykłych danych rezerwacyjnych, ponieważ chodzi o wypełnienie ustawowego obowiązku prowadzenia książki meldunkowej
• Zdjęcie dokumentu: automatycznie usuwane po 90 dniach
• Zapis przebiegu rezerwacji (potwierdzenie, anulowanie, niestawienie się, przeniesienie do innego pokoju, zmiana terminu): tak samo 3 lata jak sama rezerwacja
• Dane firmy do faktury podane przy rezerwacji: również 3 lata - potem zostają w rezerwacji nadpisane. Sama wystawiona faktura jest przechowywana 10 lat, jak wymaga tego ustawa o rachunkowości
• Wpis na liście oczekujących na zajęty termin: automatycznie usuwany 30 dni po żądanym dniu przyjazdu. Nie jest usuwane tylko imię - usuwany jest cały zapis, ponieważ niewykorzystane zapytanie nie zawiera żadnej informacji księgowej ani statystycznej
• Zapytania wysłane przez formularz kontaktowy na stronie obiektu noclegowego: 3 lata od otrzymania, następnie są usuwane
• E-maile, które obiekt noclegowy wysłał Państwu za pośrednictwem Ubytora: odbiorca i treść są usuwane 90 dni od wysłania
• Faktury i dokumenty księgowe: 10 lat (ustawa)
• Zapisy z programu poleceń: 10 lat (dokument księgowy – obniżenie fakturowanej kwoty abonamentu)
• Zgoda marketingowa: do wycofania, maks. 3 lata
• Zapisy techniczne (logi): najwyżej 12 miesięcy
• Zapis o usunięciu konta klienta Ubytora (identyfikator, nazwa, e-mail, data, kto zlecił usunięcie i z jakiego adresu IP): 3 lata od usunięcia, następnie nazwa, e-mail i adres IP w zapisie zostają nadpisane - służy wyłącznie do wykazania, że konto zostało usunięte
• Liczba nieudanych prób logowania: usuwana po prawidłowym zalogowaniu lub odnowieniu hasła, w przeciwnym razie najpóźniej w ciągu 2 dni

Jeśli zażądają Państwo usunięcia swoich danych, usuniemy je w zakresie dopuszczonym przez prawo niezwłocznie.

W każdej chwili mają Państwo prawo do:

• Dostępu – dowiedzieć się, co o Państwu przetwarzamy
• Sprostowania – poprawić nieprawidłowe dane
• Usunięcia – zażądać usunięcia, jeśli dane nie są nam już potrzebne
• Ograniczenia – zażądać czasowego wstrzymania przetwarzania
• Przenoszenia – otrzymać swoje dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego
• Sprzeciwu – sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu
• Wycofania zgody – w każdej chwili wycofać zgodę marketingową

Kontakt w celu realizacji praw: [email protected]

Odpowiemy w ciągu 30 dni.

Do kogo się zwrócić (ważne dla gości):

• Jeśli są Państwo GOŚCIEM obiektu noclegowego, administratorem Państwa danych jest sam obiekt noclegowy, w którym dokonali Państwo rezerwacji - do niego prosimy kierować żądanie dostępu, sprostowania lub usunięcia. Jego dane kontaktowe znajdą Państwo na stronie, na której dokonali Państwo rezerwacji, oraz w e-mailu potwierdzającym.
• Jeśli mimo to napiszą Państwo do nas, bez zbędnej zwłoki przekażemy żądanie właściwemu obiektowi noclegowemu i udzielimy mu technicznej pomocy przy jego realizacji. Sami jednak nie możemy decydować o Państwa danych - działamy wyłącznie zgodnie z poleceniami obiektu noclegowego.
• Jeśli są Państwo zarejestrowanym KLIENTEM (prowadzącym obiekt noclegowy), administratorem Państwa danych jesteśmy my i żądanie rozpatrzymy bezpośrednio.

Jeśli nie będą Państwo zadowoleni ze sposobu rozpatrzenia, mogą się Państwo zwrócić do słowackiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úrad na ochranu osobných údajov SR): dataprotection.gov.sk

Bezpieczeństwo Państwa danych traktujemy poważnie:

• Cała komunikacja jest szyfrowana (HTTPS / TLS)
• Dane wrażliwe (zdjęcia dokumentów) są szyfrowane także w miejscu przechowywania
• Dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby w zakresie potrzeb
• Regularne kopie zapasowe i monitoring
• W przypadku naruszenia bezpieczeństwa poinformujemy Państwa zgodnie z RODO (organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, osoby, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki)

Możemy aktualizować ten dokument. O istotnych zmianach poinformujemy Państwa e-mailem lub komunikatem na stronie co najmniej 30 dni wcześniej. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na ubytora.com/privacy.