Wnioski gości (RODO) - usunięcie i eksport danych

Co to jest

Ekran Wnioski gości w panelu administracyjnym. Znajdą na nim Państwo konkretnego gościa i albo pobiorą Państwo pełną kopię jego danych osobowych, albo te dane usuną.

Jest częścią wszystkich planów, łącznie z Basic. To nie jest dodatkowa funkcja - to obowiązek prawny, który musi spełnić każdy obiekt noclegowy niezależnie od tego, ile płaci za oprogramowanie.

Do czego to służy

Gość ma na podstawie RODO prawo zażądać kopii danych, które Państwo o nim prowadzą (art. 15 i 20), oraz ich usunięcia (art. 17). Na odpowiedź mają Państwo 30 dni.

Ważne: wniosek realizuje obiekt, nie Ubytora. W odniesieniu do danych gościa to Państwo są administratorem; Ubytora jest tylko podmiotem przetwarzającym, który daje Państwu do tego narzędzie. Jeśli gość napisze do nas, przekierujemy go do Państwa.

Najpierw proszę sprawdzić, kto składa wniosek

System nie zrobi tego za Państwa. Wystarczy, że ktoś napisze do Państwa z cudzego adresu e-mail - a bez weryfikacji usunęliby Państwo dane obcej osoby lub wydali jej dane osobowe komuś innemu. Jedno i drugie jest samo w sobie naruszeniem.

Weryfikacja jest Państwa obowiązkiem jako administratora. W praktyce wystarczy, że wniosek przyszedł z e-maila podanego w rezerwacji albo że gość poda dane, które mogą Państwo sprawdzić w rezerwacji (termin pobytu, numer rezerwacji).

Zakres to JEDEN obiekt

Znajdą tu Państwo dane prowadzone przez Państwa obiekt, nie przez całą platformę Ubytora. Jeśli ten sam gość ma rezerwację także w innym obiekcie noclegowym, tam o jego wniosku się nie dowiedzą - to odrębny administrator i gość musi zwrócić się do niego sam.

Proszę powiedzieć to gościowi. Inaczej odejdzie od Państwa w przekonaniu, że jego dane zniknęły „wszędzie".

Jak zrealizować wniosek

1. W lewym menu proszę otworzyć Wnioski gości.
2. W polu proszę wpisać e-mail lub imię gościa (co najmniej 3 znaki) i kliknąć Znajdź.
3. Przy znalezionym gościu proszę kliknąć Pokaż dane. Zobaczą Państwo, co system o nim przechowuje - jeszcze przed jakąkolwiek ingerencją.
4. W zależności od tego, czego gość żąda:
   • Pobierz kopię danych (JSON) - pobiera plik, który wyślą Państwo gościowi jako załącznik;
   • Usuń dane gościa - otwiera potwierdzenie; usunięcie rozpocznie się dopiero po nim.

Lista gości celowo nie wyświetla się po otwarciu ekranu. To narzędzie do realizacji konkretnego wniosku, a nie wykaz kontaktów.

Co zawiera kopia danych

Plik w formacie JSON z profilem gościa, jego rezerwacjami, płatnościami i wystawionymi dokumentami, danymi z książki meldunkowej, opiniami, wpisami na liście oczekujących, zapisami o kampaniach e-mail, wysłanymi wiadomościami SMS, wiadomościami z formularza kontaktowego (także zapytaniami o restaurację lub salę) i listą e-maili, które system do niego wysłał (odbiorca, temat, data).

Jeśli gość ma kilka profili, bo raz wpisał e-mail wielkimi, a raz małymi literami, kopia i usunięcie obejmą wszystkie.

Zdjęcie dokumentu tożsamości nie jest zwracane jako plik - podana jest tylko informacja, czy istnieje. Zdjęcia i tak usuwają się automatycznie po 90 dniach.

Objaśnienia w pliku są w języku gościa - w tym, w którym ostatnio u Państwa rezerwował. Nazwy pól pozostają takie same w każdym języku.

Usunięcie to anonimizacja, a nie skasowanie wiersza

To najczęstsze nieporozumienie, więc je wyjaśnijmy.

Rezerwacja niesie dwie rzeczy naraz: dane osobowe gościa (imię i nazwisko, e-mail, telefon) i fakt ekonomiczny (w dniu X pokój był zajęty za Y €). Gdyby cały wiersz został skasowany, wstecznie zmieniłyby się Państwa przychody i obłożenie i przestałyby się zgadzać ze złożonym zeznaniem podatkowym.

Dlatego dane osobowe zostają nieodwracalnie nadpisane, a zapis o rezerwacji pozostaje. Imię i nazwisko zmienia się na „Usunięty gość", e-mail na nieistniejący adres, telefon i uwagi zostają wyczyszczone. Takiego zapisu nie można już powiązać z konkretną osobą, więc zgodnie z RODO (motyw 26) nie jest on już daną osobową - żądanie gościa jest spełnione.

Dane, które nie są częścią żadnego zapisu księgowego ani statystycznego - na przykład wpis na liście oczekujących, wysłany SMS, wiadomość z formularza kontaktowego czy kopia e-maila w kolejce wysyłki - są usuwane w całości.

Z cyfrowego zameldowania usuwane są e-mail, telefon, godzina przyjazdu i specjalne życzenia. Dane z książki meldunkowej pozostają - patrz tabela poniżej.

Czego usunięcie NIE obejmuje (i proszę powiedzieć to gościowi z góry)

Ekran pokaże Państwu te kategorie w panelu To pozostanie - i dlaczego jeszcze przed potwierdzeniem. To nie jest wymówka, to obowiązki prawne:

Jeśli obiecają Państwo gościowi usunięcie „wszystkiego", obiecają Państwo coś, czego nie mogą spełnić.

Usunięcia nie można cofnąć

Dlatego potwierdza się je w drugim kroku. Okno potwierdzenia pokaże, co zostanie bezpowrotnie usunięte (wraz z liczbami), co pozostaje i że usunięcie nie dotyczy Państwa abonamentu, strony ani pozostałych rezerwacji. Przycisk Usuń bezpowrotnie odblokuje się dopiero po zaznaczeniu Rozumiem, że usunięcia nie można cofnąć.

Po potwierdzeniu zobaczą Państwo podsumowanie tego, czego usunięcie faktycznie dotyczyło - to jest zarazem to, co mogą Państwo gościowi potwierdzić.

Usunięcie i kopia danych działają także przy wstrzymanym lub zakończonym abonamencie, dopóki Państwa dane nie zostały usunięte. Realizacja wniosku gościa jest Państwa obowiązkiem prawnym niezależnie od stanu abonamentu.

Jeśli gość ponownie u Państwa zarezerwuje, profil powstanie mu od nowa. To nie jest błąd - to skutek tego, że ponownie przekazał Państwu swoje dane.

Wszystko jest zapisywane w Dzienniku zmian

Każdy eksport i każde usunięcie zostaje zapisane w Państwa Dzienniku zmian - kto, kiedy i którego gościa to dotyczyło. Dzięki temu przy ewentualnej kontroli mogą Państwo wykazać, że wniosek został zrealizowany i kiedy.

Okresy przechowywania biegną także bez wniosku

Nie muszą Państwo na nic czekać ani niczego uruchamiać. System każdego dnia sam anonimizuje dane gości po 3 latach od zakończenia pobytu, usuwa książkę meldunkową po 5 latach, zdjęcia dokumentów po 90 dniach, zapisy o wysłanych SMS-ach po 12 miesiącach, odbiorcę i treść wysłanych e-maili po 90 dniach, zapytania z formularza kontaktowego po 3 latach od otrzymania, załatwione zgłoszenia do pomocy technicznej po 3 latach od zamknięcia i niewykorzystane wpisy na liście oczekujących 30 dni po terminie. Narzędzie na tej stronie służy do tego, aby mogli Państwo zrobić to samo wcześniej i dla konkretnego gościa, gdy o to poprosi.

Kto ma do tego dostęp

Właściciel konta i Menedżer. Recepcja ani pozostałe role nie - usunięcie jest nieodwracalne i jest czynnością administratora, a nie codziennej obsługi. Więcej w artykule Członkowie zespołu i role.

Częste problemy

Nie mogę znaleźć gościa. Proszę spróbować dokładnego e-maila, który podał przy rezerwacji. Jeśli rezerwował z innego adresu niż ten, z którego pisze, proszę szukać według imienia.

Przy gościu jest etykieta „już zanonimizowany". Jego dane są już usunięte - albo wcześniejszym wnioskiem, albo automatycznie po upływie okresu przechowywania. Nic więcej nie trzeba robić.

Przycisk Usuń dane gościa jest nieaktywny. Gość jest już zanonimizowany.

Przycisku Usuń bezpowrotnie nie da się kliknąć. Najpierw proszę zaznaczyć Rozumiem, że usunięcia nie można cofnąć.

Gość żąda usunięcia, ale ma u nas nieopłaconą rezerwację. Usunięcie nie anuluje należności - faktura i zapis o rezerwacji pozostają. Proszę rozważyć, czy nie zrealizować wniosku dopiero po rozliczeniu; prawo do usunięcia nie dotyczy danych potrzebnych do dochodzenia roszczeń.

Boję się, że zepsuję sobie księgowość. Nie zepsują Państwo. Usunięcie nie dotknie wystawionych dokumentów ani kwot - zob. tabelę powyżej.