Lista rezerwacji i szczegóły
Co to jest
Ekran Rezerwacje w panelu administracyjnym. To przegląd wszystkich rezerwacji Państwa obiektu - ze strony internetowej oraz tych, które dodali Państwo sami.
Do czego to służy
To ekran, na którym spędzą Państwo najwięcej czasu. Widać na nim, kto przyjedzie, kto zapłacił i co trzeba załatwić.
Statusy rezerwacji
| Status | Co oznacza |
|---|---|
| Nowa | Przyszła ze strony, jeszcze jej Państwo nie potwierdzili |
| Potwierdzona | Potwierdzili ją Państwo, gość otrzymał e-mail |
| Anulowana | Anulowana przez Państwa lub gościa, termin jest wolny |
| Nie przyjechał | Gość się nie pojawił |
Rezerwacja blokuje termin od chwili, gdy powstanie - nawet jeśli jest tylko Nowa.
Filtry nad listą
Szybkie filtry według statusu: Wszystkie, Nowe, Potwierdzone, Anulowane, Nie przyjechali, oraz trzy, które sygnalizują problem:
| Filtr | Kiedy się przydaje |
|---|---|
| Kolizje | Termin jest zajęty także na portalu - grozi przyjazd dwóch gości |
| Nieopłacone | Gość już wyjechał, ale rezerwacja nie została oznaczona jako opłacona |
| Prośby o zmianę | Gość poprosił o inny termin |
Te trzy filtry proszę przeglądać regularnie. To sprawy, które same nie znikną.
Wyszukiwanie i szczegółowe filtry
- Pole Szukaj gościa znajdzie rezerwację według nazwiska.
- Filtr pokoju ogranicza listę do jednego typu pokoju.
- Przycisk Filtry rozwija bardziej szczegółowe: Pobyt od, Pobyt do, Minimum osób, Kwota od, Kwota do.
- Wyczyść filtry przywraca wszystko do stanu wyjściowego.
Kolumny można sortować, klikając w nagłówek.
Dwa widoki
W prawym górnym rogu przełączają Państwo między:
- Lista - tabela, którą właśnie opisujemy.
- Kalendarz - oś czasu według pokoi. Jest częścią planu Standard i wyższego, zob. Kalendarz i blokowanie.
Co jest w szczegółach rezerwacji
Kliknięcie w wiersz otwiera szczegóły. Znajdą w nich Państwo:
- Status rezerwacji i Sposób płatności.
- Gość - imię i nazwisko, e-mail, telefon oraz informacja, czy rezerwacja przyszła ze strony, czy dodali ją Państwo sami.
- Język gościa - mała etykieta przy nazwisku (na przykład EN). Mówi, w jakim języku gość rezerwował, więc wiadomo, w jakim języku do niego dzwonić. W tym języku otrzymuje też e-maile, zob. Języki obce na stronie. Przy rezerwacji ze strony jest to język strony, na której gość rezerwował. Jeśli Państwa strona ma kilka języków, język można zmienić w polu Język gościa przy danych kontaktowych - na przykład gdy gość zadzwoni, że nie rozumie tekstu. Zmiana zapisuje się od razu i kolejne e-maile pójdą już w nowym języku.
- Pobyt - pokój, przyjazd, wyjazd, liczba nocy, liczba gości.
- Rozbicie ceny - cena za noc, zniżki, opłata miejscowa, razem, zapłacono i Pozostało do zapłaty.
- Uwaga gościa - co gość napisał przy rezerwacji.
- Historia - co działo się z rezerwacją i kiedy.
- Przewidywany przyjazd - orientacyjna godzina przyjazdu gościa. Mogą ją Państwo wpisać sami albo wpisze ją gość przy zameldowaniu online. Wtedy pierwszeństwo ma jego informacja.
Akcje w szczegółach
To, co dokładnie Państwo zobaczą, zależy od statusu rezerwacji i od Państwa planu:
| Akcja | Kiedy |
|---|---|
| Potwierdź rezerwację | Rezerwacja jest Nowa |
| Anuluj rezerwację | W dowolnym momencie przed końcem pobytu |
| Zmień termin | Przeniesienie całego pobytu na inny termin |
| Oznacz jako opłacone | Gość zapłacił poza stroną - gotówką, terminalem, przelewem |
| Zwróć pieniądze | Zwrot przez bramkę płatności lub ręcznie |
| Gość nie przyjechał | W dniu przyjazdu i później |
| Przedłuż / Skróć pobyt | Od planu Standard |
| Przypisz konkretny pokój | Który fizyczny pokój otrzyma gość |
Szczegóły w artykułach Zmiany w rezerwacji i Płatności i zwroty.
Akcje zbiorcze
Polem wyboru zaznaczają Państwo kilka rezerwacji naraz, a następnie:
- Potwierdź wybrane
- Eksportuj wybrane
- Wyślij informację - jeden e-mail do wszystkich wybranych gości
E-mail przez Wyślij informację służy do informacji organizacyjnych, nie do reklamy. Na przykład remont w czasie pobytu. Wypełniają Państwo Temat i Treść wiadomości; kod rezerwacji i termin uzupełnimy automatycznie.
Temat i treść wyślemy dokładnie tak, jak je Państwo napisali - nie tłumaczymy ich. Powitanie, dane rezerwacji i kontakt pod wiadomością są w języku gościa.
Po wysłaniu system poinformuje, ile rezerwacji zostało obsłużonych, a ile nie, wraz z powodem - na przykład „Brak e-maila gościa" albo „Jest już potwierdzona".
Naraz można wybrać ograniczoną liczbę rezerwacji. System ostrzeże, gdy zostanie ona przekroczona.
Dane do faktury
Jeśli gość chce fakturę na firmę, w szczegółach proszę rozwinąć Dane do faktury i wpisać nazwę firmy, IČO, DIČ, IČ DPH i adres. Imię i nazwisko gościa pozostanie na dokumencie jako osoby zakwaterowanej.
Bez nazwy firmy faktura zostanie wystawiona na gościa. Przy nietypowym formacie IČO lub DIČ ostrzeżemy Państwa, ale zapisu nie zablokujemy - firmy zagraniczne mają inny format.
Nadchodzące przychody
Pod listą jest suma Nadchodzące przychody za rezerwacje, których goście dopiero przyjadą.
Częste problemy
Nie widzę rezerwacji, o której wiem. Proszę sprawdzić filtry. Najczęściej jest włączony filtr statusu lub pokoju.
Widok kalendarza jest zablokowany. Jest częścią planu Standard i wyższego.
Rezerwacja ma etykietę Kolizja. Termin jest zajęty także na portalu, takim jak Booking lub Airbnb. Proszę rozwiązać to od razu - zob. Połączenie kalendarzy.
Rezerwacja ma etykietę Nieopłacone. Gość wyjechał, a płatność nie jest zarejestrowana. Jeśli zapłacił gotówką, proszę użyć Oznacz jako opłacone.
Nie mogę niczego edytować. Jeśli abonament jest wstrzymany, edycja jest wyłączona. Można go odnowić na portalu.
E-mail zbiorczy nie dotarł do niektórych gości. System poda powód. Najczęściej brakuje e-maila - typowo przy rezerwacji telefonicznej, w której go Państwo nie wpisali.