Cyfrowe zameldowanie
Co to jest
Gość wypełnia dane meldunkowe online, jeszcze przed przyjazdem. Zaproszenie z linkiem wyślemy mu automatycznie.
Jest częścią planu Standard i wyższego.
Do czego to służy
Oszczędzają Państwo czas w recepcji. Gość nie stoi i nie wypełnia karty meldunkowej - przyjeżdża, Państwo sprawdzają dokument i dają mu klucz.
Jak to włączyć
- W menu po lewej stronie proszę otworzyć Ustawienia.
- Proszę znaleźć blok Zameldowanie i wymeldowanie, a w nim Cyfrowe zameldowanie.
- Proszę je włączyć.
- W polu Kiedy wysłać zaproszenie proszę wpisać, ile dni przed przyjazdem link ma zostać wysłany do gościa.
- Opcjonalnie proszę włączyć Wymagaj zdjęcia dokumentu.
- Proszę zapisać.
Co wypełnia gość
Formularz ma siedem kroków:
| Krok | Co zawiera |
|---|---|
| Dane osobowe | Imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo |
| Kontakt | E-mail, telefon |
| Adres stałego zamieszkania | Ulica i numer, miasto, kod pocztowy, kraj |
| Dokument tożsamości | Rodzaj dokumentu (dowód osobisty lub paszport), numer, ważny do |
| Pozostałe osoby | Imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo i dokument każdej kolejnej osoby z rezerwacji |
| Przyjazd | Planowana godzina przyjazdu, specjalne życzenia |
| Podsumowanie i zgoda | Sprawdzenie danych i zgoda na przetwarzanie |
Jeśli gość był już u Państwa, część danych wypełnimy mu wstępnie z poprzedniego pobytu. Gość tylko je sprawdza.
Pozostałe osoby i dzieci
Krok Pozostałe osoby pojawia się, gdy rezerwacja jest dla więcej niż jednej osoby. Gość główny wypełnia w nim dane każdej kolejnej osoby, także dzieci - liczbę osób bierzemy z rezerwacji. Dzięki temu do książki meldunkowej trafiają wszyscy, nie tylko osoba rezerwująca.
- Dokument jest wymagany od 15 lat. Młodsze dziecko może być wpisane do dokumentu rodzica - w zgłoszeniu cudzoziemców podajemy wtedy numer dokumentu gościa głównego.
- Adres jest domyślnie taki sam jak u gościa głównego. Jeśli jest inny, gość go uzupełnia.
Jeśli ktoś nie przyjedzie (na przykład zachorował), gość klika przy nim Nie przyjedzie. Nie może dodać więcej osób, niż jest w rezerwacji. Nie zmienia to ceny ani rezerwacji - w szczegółach rezerwacji zobaczą Państwo, ile osób z rezerwacji przyjedzie, i sami zdecydują o ewentualnej zmianie ceny.
Zdjęcie dokumentu
Jeśli mają Państwo włączone Wymagaj zdjęcia dokumentu, gość fotografuje przednią stronę dokumentu.
Dwie rzeczy, które mówimy gościowi i o których powinni wiedzieć także Państwo:
- Zdjęcie jest szyfrowane.
- Automatycznie usuwa się po 90 dniach.
Gość musi wyrazić na zdjęcie odrębną zgodę, ponad zwykłą zgodę na przetwarzanie danych. Bez niej zdjęcia nie przyjmiemy.
Gdzie zobaczą Państwo dane
W szczegółach rezerwacji:
- Status zameldowania - Zameldowany (wypełnione) lub Oczekuje (otrzymał zaproszenie, formularza jeszcze nie wypełnił).
- Dane pozostałych osób, jeśli rezerwacja je ma.
- Przycisk Pokaż zdjęcie dokumentu, jeśli gość wgrał zdjęcie.
- Przycisk Potwierdź przyjazd, którym przy przyjeździe zaznaczają Państwo, że gość dotarł.
Godzina przyjazdu, którą gość wpisał w formularzu, ma pierwszeństwo przed godziną, którą wpisali Państwo.
Dane chronione można zobaczyć także w profilu gościa - zob. Goście (CRM), tam jest to Premium.
Kiedy link nie działa
Gość sam otrzyma wyjaśnienie:
- Rezerwacja została anulowana - link już nie obowiązuje.
- Link jest nieważny - link wygasł.
Częste problemy
Cyfrowe zameldowanie jest zablokowane. Jest częścią planu Standard i wyższego.
Gość nie otrzymał zaproszenia. Proszę sprawdzić, czy funkcja jest włączona, ile dni przed przyjazdem zaproszenie jest wysyłane i czy gość ma w rezerwacji wpisany e-mail. Warto zajrzeć do folderu Spam.
Gość pisze, że link nie działa. Prawdopodobnie wygasł albo rezerwacja została anulowana. Dane zbiorą Państwo od niego przy przyjeździe w tradycyjny sposób.
Nie widzę zdjęcia dokumentu. Albo nie mają go Państwo włączonego, albo gość go nie wgrał, albo minęło już 90 dni i zostało automatycznie usunięte.
Gość odmawia wypełnienia formularza. Nic się nie dzieje, zameldują go Państwo przy przyjeździe ręcznie. Cyfrowe zameldowanie to wygoda, a nie warunek pobytu.
Dane z formularza nie zgadzają się z dokumentem. Proszę to sprawdzić przy przyjeździe - formularz wypełniał gość sam, my go nie kontrolujemy.