Dokumenty i połączenie z systemem księgowym

Co to jest

Ekran Dokumenty w panelu administracyjnym. Ma dwie części:

Potwierdzenia płatności

Co to jest

Dokument PDF, który tworzy się automatycznie przy każdej płatności: po płatności online gościa oraz gdy zarejestrują Państwo płatność przez Oznacz jako opłacone. Do każdej zwróconej kwoty powstaje potwierdzenie zwrotu.

Co z nim zrobić

Nic nie trzeba robić. Gość dostaje go e-mailem razem z potwierdzeniem rezerwacji, a Państwo znajdą go tutaj do pobrania.

Lista pokazuje Numer dokumentu, Gościa, Pobyt, Kwotę i Wystawiono, najnowsze na górze. Przyciskiem Pobierz pobierają Państwo PDF.

Potwierdzenie znajdą Państwo też bezpośrednio w szczegółach rezerwacji.

Gdzie potwierdzenie znajdzie gość

• E-mail - potwierdzenie jest w załączniku, a w e-mailu jest też link do pobrania.
• Strona po rezerwacji - przycisk do pobrania potwierdzenia jest tam przez 48 godzin od rezerwacji. Potem strona pokazuje już tylko termin i cenę, bez imienia i kontaktu gościa.
• Moja rezerwacja - strona z linku w e-mailu potwierdzającym. Gość pobierze tam potwierdzenie, dopóki link jest ważny (90 dni).
• Potwierdzenie zwrotu - przychodzi w załączniku e-maila o zwrocie pieniędzy lub o anulowaniu rezerwacji. W Mojej rezerwacji jest do niego osobny przycisk.

Potwierdzenie nie jest swobodnie dostępne w internecie. Pobierze je tylko ten, kto ma link z e-maila, albo Państwo w panelu administracyjnym.

W jakim języku

Potwierdzenie jest w języku, w którym gość rezerwował: po słowacku, czesku, angielsku lub polsku. Gość, który rezerwował w innym języku strony (na przykład po niemiecku), dostanie potwierdzenie po angielsku. Kwoty i daty są zapisane według jego języka.

Nazwa pokoju jest na potwierdzeniu przetłumaczona, jeśli mają Państwo pokój przetłumaczony w sekcji Języki obce na stronie.

Co jest na potwierdzeniu

Na górze jest nazwa obiektu, adres i kontakt. Pod nimi jest prowadzący obiekt - nazwa firmy, siedziba, Numer firmy (IČO), Numer podatkowy (DIČ) i Numer VAT UE (IČ DPH) z Danych do faktury w portalu. Jeśli nie mają tam Państwo wypełnionej firmy, tej linii na potwierdzeniu nie ma - proszę ją tam uzupełnić. Dalej jest gość, pobyt, pozycje oraz ile zapłacono i ile pozostaje do zapłaty.

Gdy potwierdzenie nie powstało samo

Powstaje automatycznie przy płatności i przy zwrocie pieniędzy. Jeśli któraś starsza płatność nie ma potwierdzenia, wystawiają je Państwo ręcznie: proszę otworzyć rezerwację i w sekcji Potwierdzenie płatności kliknąć Wystaw potwierdzenie i wyślij gościowi. Potwierdzenie zostanie wystawione, wysłane gościowi e-mailem wraz z załącznikiem i pojawi się na tej liście.

Przycisk wystawia potwierdzenia tylko do płatności, które ich jeszcze nie mają. Gdy każda płatność ma potwierdzenie, przycisk nazywa się Wyślij potwierdzenie ponownie i wysyła gościowi najnowsze potwierdzenie jeszcze raz. Konkretne potwierdzenie wyślą Państwo ikoną obok niego na liście potwierdzeń.

Gdy pobyt zmieni się po zapłacie

Wystawione potwierdzenie już się nie zmienia - ma numer w serii. Przy przedłużeniu, skróceniu lub zmianie pokoju nie powstaje więc nowa wersja starego potwierdzenia, lecz potwierdzenie do kolejnego ruchu pieniędzy:

Szczegóły rezerwacji po takiej zmianie same pokażą, ile obejmują potwierdzenia i jaka jest nowa cena. Przy połączonym systemie księgowym dopłata dostaje fakturę na dopłatę, a zwrot fakturę korygującą.

Połączenie z systemem księgowym

Co to jest

Połączenie, po którym faktura wystawia się bezpośrednio w Państwa księgowości. Nie trzeba niczego przepisywać.

Jest częścią planu Premium.

Co to robi

• Po opłaceniu rezerwacji faktura wystawia się w Państwa księgowości.
• Faktura zawiera Państwa dane do faktury i serię numeracji.
• Rejestrujemy też płatność, więc faktura nie zostaje jako nieopłacona.
• Przy zaliczce i dopłacie powstają dwie faktury, każda na opłaconą część.
• Przy anulowaniu lub zwrocie pieniędzy wystawimy fakturę korygującą na zwróconą kwotę.
• Fakturę możemy wysłać gościowi bezpośrednio z księgowości zamiast naszego potwierdzenia.
• Jeśli system księgowy jest chwilowo niedostępny, spróbujemy ponownie. Nic nie przepadnie.

Jakie systemy obsługujemy

Przy każdym postępowanie jest takie samo: gdzie znajdę dane → co wpiszę → jak sprawdzę.

iDoklad

Gdzie znajdę dane

Proszę zalogować się do iDokladu i otworzyć Ustawienia → System → API. Proszę wygenerować klucze.

Co wpiszę

Jak sprawdzę

Proszę kliknąć Sprawdź połączenie. Po powodzeniu etykieta zmieni się na Połączono i wyświetli się data weryfikacji.

SuperFaktúra

Gdzie znajdę dane

Proszę zalogować się do SuperFaktúry i otworzyć Narzędzia → Dostęp API.

Co wpiszę

Jak sprawdzę

Przyciskiem Sprawdź połączenie.

Vyfakturuj.cz

Gdzie znajdę dane

Proszę zalogować się do Vyfakturuj.cz i otworzyć Ustawienia → API.

Co wpiszę

Jak sprawdzę

Przyciskiem Sprawdź połączenie.

FLOWii

Gdzie znajdę dane

Proszę zalogować się do FLOWii i w ustawieniach konta wygenerować klucz API.

Co wpiszę

FLOWii to jedyny system, który oprócz klucza potrzebuje też nazwy użytkownika i hasła - bez nich nie udzieli dostępu.

Jak sprawdzę

Przyciskiem Sprawdź połączenie.

eFaktúra.sk

Gdzie znajdę dane

Proszę zalogować się do eFaktúra.sk i w ustawieniach API wygenerować klucz. To jedyna dana, którą stamtąd Państwo przepisują.

Co wpiszę

Organizację wybierają Państwo z listy, nie przepisują jej

eFaktúra nigdzie w swoim interfejsie nie wyświetla ID organizacji - można je ustalić tylko przez API. Postępowanie ma więc dwa kroki:

1. Proszę wkleić klucz API i zapisać ustawienia.
2. Proszę kliknąć Wczytaj organizacje i z listy wybrać tę, w której będą wystawiane faktury. Jeśli mają Państwo na koncie tylko jedną, wybierze się sama.

Dopóki nie wybiorą Państwo organizacji, test połączenia potwierdzi klucz i przypomni, że wyboru jeszcze brakuje.

Na co uważać

eFaktúra przyjmuje tylko stawki VAT 0, 5, 19 i 23 %. Jeśli mają Państwo w ustawieniach VAT inną stawkę (na przykład 20 %), faktura się nie wystawi, a na liście zobaczą Państwo powód - stawkę trzeba poprawić. Celowo nie zmieniamy jej za Państwa: faktura opiewałaby wtedy na inny VAT, niż gość faktycznie zapłacił.

Adres firmy przekazujemy na fakturę tylko pełny - ulicę, miasto, kod pocztowy i kraj. eFaktúra odrzuca niepełny adres razem z całą fakturą, dlatego go pomijamy.

Fakturę za już opłaconą rezerwację wystawiamy od razu jako opłaconą. eFaktúra nie obsługuje późniejszego oznaczania płatności, więc musi się to stać przy wystawieniu.

Numeru IBAN eFaktúra przez API nie zwraca, dlatego przycisk Uzupełnij dane automatycznie uzupełni nazwę, IČO, DIČ i IČ DPH - numer konta proszę wpisać samodzielnie.

Jak sprawdzę

Przyciskiem Sprawdź połączenie.

Ustawienia wspólne

Niezależnie od wybranego systemu wypełniają Państwo:

Przycisk Uzupełnij dane automatycznie wczytuje IČO, IČ DPH i IBAN z Państwa konta. Proszę je sprawdzić przed zapisaniem - nie każdy system zwraca wszystko.

Na koniec proszę włączyć Wystawiaj faktury automatycznie i zapisać.

Wysyłanie faktury gościowi

Przełącznik Wysyłaj fakturę gościowi oznacza, że fakturę wyśle system księgowy i zastąpi ona nasze potwierdzenie płatności. Gość dostaje zawsze tylko jeden dokument.

Potwierdzenie rezerwacji przychodzi więc bez naszego dokumentu, z informacją, że faktura przyjdzie osobnym e-mailem. Jeśli faktury nie uda się wystawić lub wysłać albo nie dotrze do gościa w ciągu 30 minut, wyślemy nasze potwierdzenie - gość nie zostanie z niczym.

W jakim języku jest faktura

Faktura jest w języku, w którym gość rezerwował, jeśli system księgowy go obsługuje. W tym samym języku system ją gościowi wyśle.

Język, którego system nie ma, zastąpi angielski. Opisy pozycji (nocleg, liczba nocy, termin) piszemy po słowacku, czesku, angielsku lub polsku - na fakturze w innym języku są po angielsku. Przy FLOWii i eFaktúrze pozostają po słowacku.

Rezerwacje, przy których nie znamy języka gościa (starsze rezerwacje), mają fakturę w głównym języku strony.

Kilka systemów naraz

Mogą Państwo mieć włączonych kilka systemów księgowych. Wtedy jednak obowiązuje:

Do każdej rezerwacji powstanie dokument w każdym z nich. W zeznaniu podatkowym proszę go uwzględnić tylko raz. System Państwa o tym ostrzeże.

Fakturę gościowi wysyła tylko jeden z systemów. Który, określają Państwo przełącznikiem Wysyłaj gościowi z tego systemu. Pozostałe wystawiają ją tylko do swojej ewidencji.

Lista wystawionych faktur

Pod ustawieniami jest lista Wystawione faktury z liczbą faktur wystawione, oczekuje i nieudane.

Faktury korygujące są oznaczone osobno.

Gdy system księgowy nie odpowiedział na czas

Jeśli system księgowy nie odpowie w ciągu kilku sekund, nie wiemy, czy faktura powstała. Takiej faktury nie powtarzamy automatycznie - druga faktura oznaczałaby dodatkowy dokument z odprowadzonym VAT. Pozostanie w statusie Nieudana i otrzymają Państwo powiadomienie. Zanim klikną Państwo Spróbuj ponownie, proszę ją wyszukać w swoim systemie księgowym. Jeśli tam jest, proszę jej nie wystawiać ponownie.

Gdy system księgowy nie pomoże

Spróbuj ponownie wysyła fakturę do tego samego systemu. Jeśli przyczyna leży po jego stronie - wygasły abonament, zamknięte konto - nie powiedzie się tak samo, a gość zostanie bez dokumentu.

Do tego służy przy nieudanej fakturze drugi przycisk Wystaw nasze potwierdzenie. Wystawia on potwierdzenie płatności od nas i wysyła je gościowi e-mailem, niezależnie od stanu połączenia. Potwierdzenie znajdą Państwo też na liście powyżej.

E-faktura (sieć Peppol)

E-fakturę włączają Państwo bezpośrednio w systemie księgowym, nie u nas. Od 1 stycznia 2027 musi umieć ją przyjąć każdy przedsiębiorca.

Dotyczy to także eFaktúra.sk: choć jest dostawcą sieci Peppol, my dokument tylko wystawiamy do Państwa ewidencji i nie wysyłamy go przez Peppol. Goście to prawie zawsze osoby fizyczne, których w sieci nie ma.

Częste problemy

Połączenie z systemem księgowym mam zablokowane. Jest częścią planu Premium. Potwierdzenia płatności mają Państwo we wszystkich planach.

Test połączenia się nie udaje. Proszę sprawdzić, czy skopiowali Państwo cały klucz i bez spacji. Przy FLOWii proszę sprawdzić też nazwę użytkownika i hasło.

Faktury się nie wystawiają. Proszę sprawdzić: czy jest wybrany system, czy są wpisane dane dostępowe i czy jest włączone Wystawiaj faktury automatycznie? System od razu napisze, czego brakuje.

Faktura nie powiodła się przy konkretnej rezerwacji. W szczegółach rezerwacji jest powód. Najczęściej brakuje którejś danej do faktury. Po poprawieniu proszę użyć Spróbuj ponownie.

Wygasł mi abonament systemu księgowego, a gość nie ma dokumentu. W szczegółach rezerwacji proszę użyć Wystaw potwierdzenie i wyślij gościowi. Potwierdzenie wystawimy my i wyślemy je gościowi e-mailem - system księgowy nie jest do tego potrzebny. Ten sam przycisk jest przy nieudanej fakturze na liście (Wystaw nasze potwierdzenie).

Gość płacił gotówką i chce dokument. Ta sama droga: szczegóły rezerwacji, Wystaw potwierdzenie i wyślij gościowi. Działa we wszystkich planach. Gdy płatność rejestrują Państwo przez Oznacz jako opłacone, potwierdzenie powstaje samo - wystarczy zostawić zaznaczone Wyślij gościowi potwierdzenie tej płatności.

Gość chce potwierdzenie jeszcze raz. W szczegółach rezerwacji proszę kliknąć ikonę obok potwierdzenia albo Wyślij potwierdzenie ponownie.

Gość dostał dwa dokumenty. Mają Państwo włączone wysyłanie gościowi w kilku systemach. Proszę zostawić je włączone tylko w jednym.

Faktura nie ma DIČ. Nie każdy system księgowy zwraca DIČ. Proszę uzupełnić go ręcznie w ustawieniach połączenia.

Mam dwie faktury do jednej rezerwacji. Gość zapłacił zaliczkę i dopłatę. Każda faktura jest na opłaconą część - tak jest prawidłowo.

Włączyłem dwa systemy i mam wszystko podwójnie. Tak to działa. Dokument powstaje w każdym włączonym systemie. W zeznaniu proszę go uwzględnić raz.