Płatności gości i zwroty pieniędzy

Co to jest

Ustawienie tego, jak gość zapłaci, oraz praca z płatnościami w szczegółach rezerwacji.

Do czego to służy

Aby wiedzieli Państwo, kto zapłacił, a kto nie, oraz aby mogli Państwo załatwić i zarejestrować zwrot.

Sposoby płatności

Ustawia się je w Ustawieniach, w bloku Sposoby płatności. Proszę wybrać co najmniej jedną możliwość.

Przy płatności online mogą Państwo dodatkowo wybrać, które sposoby gość zobaczy (karta, Apple Pay, PayPal i inne) - zob. „Jak goście mogą zapłacić" poniżej.

Płatność na miejscu

Najprostsza możliwość. Niczego nie trzeba ustawiać, gość rezerwuje i płaci u Państwa.

Gdy potem zapłaci, rejestrują to Państwo przez Oznacz jako opłacone (zob. poniżej).

Płatność kartą online

Aby móc przyjmować płatności kartą, muszą Państwo połączyć własne konto płatnicze. Robi się to w tym samym bloku Ustawień.

Pieniądze trafiają bezpośrednio do Państwa, bez prowizji dla Ubytory.

1. W Ustawieniach proszę znaleźć blok Przyjmowanie płatności kartą.
2. Proszę kliknąć przycisk, który uruchamia połączenie. Otworzy się strona bramki płatności.
3. Przeprowadzi ona Państwa przez podanie danych firmy i danych bankowych, a Państwo utworzą w niej hasło do własnego konta Stripe. Zajmuje to kilka minut i robi się to raz.
4. Po weryfikacji proszę wrócić tutaj i włączyć przełącznik Płatność kartą online.

Stan połączenia widzą Państwo jako etykietę: Niepołączone, Dokończ połączenie, Wymaga uzupełnienia lub Połączone.

Konto Stripe jest Państwa. Logują się Państwo do niego bezpośrednio na dashboard.stripe.com swoim e-mailem i hasłem albo przyciskiem Otwórz mój Stripe w Ustawieniach. Widzą w nim Państwo wszystkie płatności, zwroty i wypłaty na Państwa konto bankowe, a konto zostaje Państwu, nawet gdyby przestali Państwo korzystać z Ubytory.

Ubytora nie widzi ani nie przechowuje danych Państwa karty ani konta bankowego.

Własna bramka płatności (GoPay, Besteron, Comgate)

Jeśli mają już Państwo własną umowę z GoPay, Besteronem lub Comgate, mogą Państwo przyjmować płatności także przez nią. Umowę zawierają Państwo bezpośrednio z bramką - Ubytora nie jest jej stroną, a pieniądze od gości trafiają prosto na Państwa konto, tak samo jak przy połączeniu powyżej.

1. W Ustawieniach proszę znaleźć blok Przyjmowanie płatności i u góry przełączyć na kartę swojej bramki.
2. Proszę przepisać dane, które bramka przekazała Państwu po podpisaniu umowy. Znajdą je Państwo na swoim koncie w bramce:
   • GoPay: numer konta w GoPay (zwykle oznaczony jako GoID), identyfikator logowania i hasło do połączenia.
   • Besteron: Besteron ID (zwykle oznaczony jako CID), klucz płatności i klucz API. Są to dwa różne klucze i nie można ich zamienić - klucz płatności otwiera płatność, klucz API sprawdza jej stan i zwraca pieniądze. Jeśli je Państwo pomylą, test połączenia od razu to pokaże.
   • Comgate: identyfikator sklepu i hasło. To jedyne dwie dane, których Comgate potrzebuje.
3. Proszę kliknąć Zapisz dane, a następnie Sprawdź połączenie. Sprawdzimy, czy dane działają - nic się przy tym nie płaci ani nie tworzy.
4. Gdy test się powiedzie, proszę włączyć przełącznik Przyjmuj płatności przez daną bramkę.

Dane przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, a kluczy już nigdy Państwu nie pokażemy - widzą Państwo tylko ich cztery ostatnie znaki. Gdy będą je Państwo zmieniać, wystarczy wpisać nowe; puste pole oznacza, że zapisany klucz się nie zmienia.

Można też włączyć kilka systemów płatności naraz - na przykład połączenie powyżej oraz GoPay, Besteron czy Comgate. Gość wybierze wtedy przy rezerwacji, którym chce zapłacić. Rezerwacje, które zostały już opłacone, są zawsze zwracane tą samą drogą, którą zostały opłacone, nawet jeśli w międzyczasie któryś system Państwo wyłączą.

Co zobaczy gość

Gdy gość w ostatnim kroku rezerwacji wybierze płatność online, rozwinie mu się pod nią wcięta lista tego, czym może zapłacić - karta płatnicza, portfele płatnicze, przelew z konta. Nazwy systemów płatności (Stripe, GoPay) nic gościowi nie mówią, dlatego widzi on sposoby płatności, które się za nimi kryją.

Jeśli mają Państwo włączony jeden system płatności, gość widzi tylko tę listę sposobów - nie ma z czego wybierać, więc nazwa systemu w ogóle się nie wyświetla.

Jeśli mają ich Państwo włączonych kilka, każdy dostaje własną kartę z nazwą (Bramka płatności), a pod nią listę swoich sposobów płatności. Gość może więc porównać, czym przez który system zapłaci, i wybrać jeden. Lista jest zagnieżdżona pod płatnością online, więc jest jasne, że chodzi o sposób płatności online, a nie o kolejną możliwość obok płatności na miejscu.

Przy banku wyświetlają się też konkretne nazwy tych, które Państwo włączyli (na przykład „Przelew z konta: Tatra banka, Fio banka") - gość od razu widzi, czy jest wśród nich jego bank.

Przy GoPay i Comgate pod listą wyświetla się uwaga „Dokładną ofertę zobaczą Państwo na stronie płatności." Konkretne banki włączają Państwo u tych dwóch bramek we własnym portalu bramki, więc Ubytora może pokazać tylko to, co bramka zwykle oferuje, a nie Państwa dokładną listę.

Strona płatności (Stripe, GoPay, Besteron i Comgate) otwiera się gościowi w języku, w którym rezerwował - kto rezerwuje w angielskiej wersji strony, płaci na angielskiej stronie. Po słowacku, czesku, angielsku, niemiecku, polsku i węgiersku. W opisie płatności jest nazwa obiektu, pokój (w języku gościa, jeśli mają go Państwo przetłumaczony) i liczba nocy.

Zaliczka zamiast całej kwoty

Gdy mają Państwo włączoną płatność online, mogą Państwo ustawić Zaliczkę przy płatności online - ile procent ceny gość zapłaci z góry. Resztę dopłaci na miejscu.

System od razu napisze, co Państwo ustawili: „Gość płaci 30 % z góry, pozostałe 70 % dopłaci na miejscu."

Gdy gość nie dokończy płatności online

Rezerwacja z płatnością online powstaje w chwili, gdy gość kliknie zapłatę, i dopóki płatność nie wpłynie, trzyma termin. Jeśli gość nie dokończy płatności (zamknie stronę płatności, wróci z niej lub karta zostanie odrzucona), system sam anuluje rezerwację i zwróci termin do sprzedaży:

• od razu, gdy gość wróci ze strony płatności na Państwa stronę,
• w przeciwnym razie najpóźniej 35 minut od rozpoczęcia płatności.

Wcześniej zawsze sprawdza stan płatności bezpośrednio w bramce płatniczej. Jeśli gość w międzyczasie zapłacił, rezerwacja nie zostanie anulowana, tylko potwierdzona.

Taką rezerwację zobaczą Państwo jako anulowaną ze stanem płatności Niezapłacone - płatność niedokończona. Nie muszą Państwo nic z nią robić.

Jeśli karta gościa zostanie odrzucona, otrzymają Państwo informacyjny e-mail Płatność gościa nie powiodła się. Gość może od razu spróbować innej karty, do tego czasu trzymamy mu termin.

Płatność, która wpłynie po anulowaniu. Strony płatności GoPay, Besteron ani Comgate nie możemy gościowi zamknąć, więc wyjątkowo może zapłacić także po anulowaniu. Jeśli termin jest nadal wolny, rezerwacja zostanie przywrócona i potwierdzona. Jeśli w międzyczasie zajął go ktoś inny, rezerwacja pozostanie anulowana, a Państwo otrzymają e-mail Płatność za anulowaną rezerwację. Proszę wtedy zwrócić gościowi pieniądze przyciskiem Zwróć pieniądze lub uzgodnić z nim inny termin.

Po powrocie ze strony płatności gość widzi, jak płatność się zakończyła. Dopóki bramka jej nie potwierdzi, strona pokazuje Sprawdzamy płatność i sama się odświeża. Jeśli płatność nie powiodła się, gość widzi Płatność nie powiodła się i przycisk Spróbuj ponownie, który przeniesie go z powrotem do płatności z wypełnionymi danymi.

Jak goście mogą zapłacić przez połączone konto

Gdy mają Państwo włączoną płatność online, mogą Państwo wybrać, które sposoby płatności gość zobaczy na stronie płatności. Znajdą to Państwo w tym samym bloku, pod przełącznikiem Płatność kartą online.

Jeśli niczego Państwo nie zaznaczą, sposoby wybiera sama bramka płatności według kraju gościa i kwoty. To polecamy - gościowi zostanie zaproponowane to, czego w jego kraju zwykle używa, a Państwo nie muszą niczego pilnować.

Zaznaczając konkretne sposoby, zawężają Państwo wybór: gość zobaczy dokładnie te, które Państwo wybrali, i nic innego. Aby wrócić do wyboru automatycznego, proszę odznaczyć wszystkie.

Do wyboru są trzy grupy:

Przy każdym sposobie jest napisane, dla kogo jest odpowiedni - na przykład Przelewy24 jest dla gości z Polski.

Apple Pay i Google Pay są częścią karty płatniczej, nie mają własnej pozycji. Gdy mają Państwo zaznaczoną kartę, gościowi płacącemu z telefonu zostaną zaproponowane same.

Ten wybór jest dodatkiem do włączonej płatności online, a nie jej zamiennikiem. Dopóki nie mają Państwo połączonego konta płatniczego i włączonego przełącznika Płatność kartą online, lista się nie wyświetli, a gość w ogóle nie może zapłacić kartą.

Jak goście mogą zapłacić przez Besteron

Besteron ma własną ofertę sposobów płatności - oprócz karty także przyciski słowackich i czeskich banków. Ustawia się ją bezpośrednio w panelu Besteronu, pod polami z danymi logowania.

Jeśli niczego Państwo nie zaznaczą, gość zapłaci kartą (w tym Apple Pay i Google Pay). Besteron w przeciwieństwie do Stripe nie potrafi sam wybrać sposobów, dlatego karta jest ustawieniem domyślnym.

Zaznaczając konkretne możliwości, zawężają Państwo ofertę - gość zobaczy dokładnie te, które Państwo wybrali. Przycisk banku oznacza, że gość zapłaci przelewem przez swoją bankowość internetową, a nie kartą.

Listy dla Stripe i dla Besteronu są oddzielne. Każda bramka ma własną ofertę sposobów, więc zaznaczenie banku dla Besteronu w żaden sposób nie wpływa na to, co gościowi zaproponuje Stripe, i odwrotnie.

Jak goście mogą zapłacić przez Comgate

Comgate oferuje gościowi to, co mają Państwo włączone na swoim koncie Comgate. Konkretne banki ustawiają więc Państwo bezpośrednio u nich, a nie w Ubytorze - tutaj wybierają Państwo tylko jedną z dwóch możliwości:

Jeśli niczego Państwo nie wybiorą, obowiązuje pierwsza możliwość.

Adres do potwierdzeń płatności (tylko Comgate)

Comgate jako jedyna bramka musi wiedzieć, dokąd wysłać potwierdzenie zapłaty. Ten adres ustawiają Państwo na swoim koncie Comgate, a nie u nas.

Dlatego w panelu Comgate znajdą Państwo pole Adres do potwierdzeń płatności - adres z niego proszę skopiować i wkleić do ustawień powiadomień o płatnościach na swoim koncie Comgate.

Bez tego kroku płatność nie zostanie zapisana od razu. System pobierze ją dopiero wtedy, gdy gość wróci na stronę potwierdzenia, albo gdy sam sprawdzi stan płatności (najpóźniej w ciągu 35 minut). Do tego czasu w rezerwacji zobaczą Państwo całą kwotę jako dopłatę na miejscu, chociaż gość zaliczkę zapłacił. Nie jest to błąd płatności - pieniądze są w Comgate, nasz system dowie się o nich tylko później.

Na koncie Comgate jest to pole „Url pro předání výsledku platby" (Integrace, Upravit propojení obchodu). Przy GoPay ani Besteronie nie trzeba tego załatwiać - im przekazujemy adres automatycznie przy każdej płatności.

Co widzą Państwo w rezerwacji

W szczegółach rezerwacji jest blok Płatność:

Stany płatności: Zaliczka zapłacona online, Zapłacono online, Zapłacono (zaliczka online + dopłata), Płatność w toku, Płatność nie powiodła się, Niezapłacone - płatność niedokończona, Zwrócono (cała kwota), Częściowo zwrócono.

W bloku Próby płatności widzą Państwo także nieudane próby. Przydaje się to, gdy gość twierdzi, że zapłacił.

Jeśli gość płacił przez Stripe, w bloku jest też przycisk Otwórz mój Stripe. Otwiera on bezpośrednio tę płatność na Państwa koncie Stripe.

Rejestracja płatności przyjętej poza stroną

Gdy gość zapłaci gotówką, terminalem lub przelewem:

1. W szczegółach rezerwacji proszę kliknąć Oznacz jako opłacone.
2. Proszę wybrać Sposób płatności: Gotówka, Karta płatnicza lub Przelew na konto.
3. Proszę wpisać Zapłaconą kwotę albo kliknąć Cała pozostała kwota.
4. Opcjonalnie proszę dodać Uwagę - na przykład numer dokumentu albo kto płatność przyjął.
5. Proszę kliknąć Zarejestruj płatność.

Tego nie można cofnąć. Jeśli mają Państwo połączony system księgowy, powstanie w nim faktura oraz dokument przychodowy.

Jeśli gość zapłacił więcej, niż wynosi cena pobytu, system ostrzeże Państwa o nadpłacie, a Państwo mogą ją następnie zwrócić.

Zwrot pieniędzy

Są dwa sposoby, w zależności od tego, jak gość płacił.

Zwrot przez bramkę płatności

Gdy gość płacił kartą online:

1. W szczegółach rezerwacji proszę kliknąć Zwróć pieniądze.
2. System zaproponuje kwotę według Państwa warunków anulowania - na przykład „Według warunków anulowania gość otrzyma zwrot 50 %". Gdy warunki nie przewidują zwrotu, pole pozostanie puste.
3. Kwotę mogą Państwo zmienić. Na przykład 0 przy niestawieniu się gościa albo pełną kwotę z dobrej woli.
4. Proszę wypełnić Powód zwrotu. Jest obowiązkowy.
5. Proszę kliknąć Zwróć pieniądze.

Bramka płatnicza zwróci najwyżej to, co gość zapłacił online. Maksimum widzą Państwo przy polu z kwotą. Część zapłaconą na miejscu (na przykład gotówkę przy przyjeździe) prosimy zwrócić samodzielnie i zarejestrować przez Zarejestruj zwrot pieniędzy.

Zarejestrowanie zwrotu dokonanego poza bramką

Gdy zwracają Państwo gościowi pieniądze z kasy lub przelewem:

1. Proszę kliknąć Zarejestruj zwrot pieniędzy.
2. Proszę wybrać Sposób zwrotu.
3. Proszę wpisać Zwróconą kwotę.
4. Proszę wypełnić Powód zwrotu.
5. Proszę kliknąć Zarejestruj zwrot.

Pieniądze zwracają gościowi Państwo. Tutaj jedynie zapisuje się, że tak się stało.

Zwrot przy rezerwacji, która nie jest anulowana

Gdy zwracają Państwo pieniądze gościowi, który u Państwa mieszka lub dopiero przyjedzie (rabat, rekompensata za zepsute ogrzewanie), w obu oknach jest opcja Obniż cenę pobytu o …. Domyślnie jest zaznaczona:

• Zaznaczona - cena pobytu spadnie o zwróconą kwotę. Gość nie będzie nic winien, przychody w raportach się zgodzą, a w rozbiciu ceny pojawi się wiersz Rabat od ceny pobytu. Rabat zostaje także po późniejszej zmianie terminu lub liczby gości.
• Niezaznaczona - cena się nie zmieni, a gość będzie winien zwróconą kwotę jako dopłatę (na przykład gdy zwrócili Państwo pieniądze przez pomyłkę).

Gdy zwracają Państwo nadpłatę (gość zapłacił więcej, niż wynosi cena), cena się nie zmienia, a opcja pojawi się dopiero, gdy zwrot przekroczy nadpłatę. Przy anulowanej rezerwacji nie jest wyświetlana.

Warunki anulowania

Ustawia się je w Ustawieniach, w bloku Warunki anulowania. Gość widzi je przy rezerwacji oraz w e-mailu potwierdzającym.

1. Proszę włączyć Automatyczne zasady anulowania.
2. W Progach zwrotu proszę wpisać, ile gość otrzyma z powrotem w zależności od tego, jak długo przed przyjazdem anuluje. Procent liczy się od całkowitej ceny pobytu.
   Przykład: 7 dni → 100 %, 3 dni → 50 %, 0 dni → 0 %.
   Gość widzi to na stronie, w e-mailu i w regulaminie jako opłatę za anulowanie: próg 50 % = opłata za anulowanie 50 % ceny pobytu. Opłatę odlicza się od zapłaconej kwoty, a resztę się zwraca. Pobyt za 300 € z zaliczką 90 € anulowany w progu 50 %: opłata wynosi 150 €, więc gość nie otrzyma z powrotem nic.
3. Opcjonalnie proszę wypełnić Dodatkowe wyjaśnienie dla gościa - dowolny tekst bez wyliczenia.
4. Proszę zapisać.

Przez bramkę płatniczą można zwrócić tylko kwotę, którą gość zapłacił online. Jeśli zapłacił tylko 30 % zaliczki, bramka nie zwróci więcej niż tę zaliczkę.

Gdy gość zapłacił część na miejscu i sam anuluje rezerwację, system zwraca na kartę tylko część online. Jeśli zgodnie z warunkami anulowania należy mu się także zwrot części zapłaconej na miejscu (na przykład gotówki przy przyjeździe), gość zobaczy, że zwrócą ją Państwo, a w e-mailu Gość anulował rezerwację otrzymają Państwo wiersz Do zwrotu przez Państwa z kwotą. Proszę zwrócić pieniądze i zapisać to przez Zarejestruj zwrot pieniędzy.

Gość na stronie swojej rezerwacji widzi, jak zapłacił - na przykład „Zapłacono (online 60 €, gotówką 140 €)".

Jeśli zostawią Państwo automatyczne zasady wyłączone, obowiązuje tylko dowolny tekst - zwrot nie jest wyliczany i decydują Państwo. Bez dowolnego tekstu gość przy rezerwacji i w regulaminie widzi, że przy anulowaniu nic nie jest zwracane automatycznie, a o zwrocie decyduje obiekt.

Potwierdzenie płatności

Po płatności online automatycznie tworzy się potwierdzenie w PDF. Gość dostaje je e-mailem, a Państwo znajdą je do pobrania w szczegółach rezerwacji i na ekranie Dokumenty - zob. Dokumenty i system księgowy.

Częste problemy

Nie mogę włączyć płatności kartą online. Najpierw trzeba połączyć konto płatnicze. Do tego czasu przełącznik jest nieaktywny.

Gość twierdzi, że zapłacił, ale rezerwacja jest nieopłacona. Proszę sprawdzić blok Próby płatności. Odrzucona płatność będzie tam widoczna. Przyciskiem Otwórz mój Stripe otworzą Państwo bezpośrednio tę płatność na swoim koncie Stripe - to dowód w razie sporu.

Stan połączenia ze Stripe sam zmienił się na Niepołączone. Państwa konto Stripe zostało odłączone od Ubytory. Płatność kartą online wyłącza się wtedy, a goście mogą nadal płacić na miejscu. Jeśli chcą Państwo znów płatności online, proszę kliknąć Połącz konto Stripe - powstanie nowe konto Stripe, a Stripe ponownie przeprowadzi Państwa przez weryfikację. Płatności przyjęte przed odłączeniem zwracają Państwo bezpośrednio na swoim pierwotnym koncie Stripe.

Nie mogę zwrócić pieniędzy. Rezerwacja nie ma płatności online, którą można zwrócić. Proszę użyć Zarejestruj zwrot pieniędzy.

System nie pozwala mi zwrócić kwoty, którą chcę. Bramka płatnicza zwróci najwyżej to, co gość zapłacił online. Resztę prosimy zarejestrować przez Zarejestruj zwrot pieniędzy.

System odrzucił drugi taki sam zwrot. Tę samą kwotę dla tej samej rezerwacji wprowadzoną ponownie w ciągu 10 sekund traktujemy jako podwójne kliknięcie i pieniądze nie zostaną wysłane drugi raz. Jeśli gość naprawdę ma otrzymać kolejny zwrot, prosimy spróbować ponownie za chwilę.

Oznaczyłem płatność przez pomyłkę. Rejestracji płatności nie można cofnąć. Proszę użyć Zarejestruj zwrot pieniędzy i wpisać powód.

Zwrot nie zgadza się z warunkami anulowania. Propozycja jest tylko propozycją. Proszę sprawdzić, co ostatecznie wpisali Państwo w pole.

Anulowałem rezerwację, a gość nie dostał pieniędzy. Anulowanie nie robi zwrotu - to osobna czynność.